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廣東省公路工程檔案管理辦法 公路工程檔案篇一

整理要求

各施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位：

為進(jìn)一步做好工程項(xiàng)目檔案管理工作，省交通廳下發(fā)了豫交辦【2011】39號(hào)關(guān)于下發(fā)《河南省公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔整理規(guī)范》的通知。對(duì)工程項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收提出了明確要求，為貫徹落實(shí)好該通知精神，切實(shí)做好檔案管理工作，對(duì)于s236平郟快速通道的工程技術(shù)檔案工作特做以下要求：

一、各有關(guān)單位必須加強(qiáng)檔案工作的統(tǒng)一管理，各施工、監(jiān)理單位應(yīng)建立健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，明確有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分管項(xiàng)目檔案工作，并配備專（兼）職資料員，做好日常工作中資料的收集、整理工作，杜絕竣工驗(yàn)收前突擊整卷。設(shè)計(jì)、監(jiān)理及施工單位注意收集在工程建設(shè)過程中形成的各種資料，為了保證檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性及系統(tǒng)性，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)施工工地檔案資料管理人員的培訓(xùn)和教育，使他們盡快掌握和了解公路工程檔案管理的方法和內(nèi)容。對(duì)日常工程檔案的收集整理工作，有關(guān)部門要不定期的進(jìn)行現(xiàn)場抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。

二、做好平時(shí)工作的監(jiān)督檢查，經(jīng)常性地督促、檢查、指導(dǎo)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理工作引起高度重視。

三、竣工資料的整理方法嚴(yán)格按照省廳印發(fā)的《河南省公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔整理規(guī)范》附件中的各項(xiàng)規(guī)定進(jìn)行整理。

四、根據(jù)豫豫交辦【2011】39號(hào)關(guān)于下發(fā)《河南省公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔整理規(guī)范》的通知，各個(gè)項(xiàng)目竣工材料的組卷、分類以及編制檔號(hào)等系統(tǒng)化整理工作必須利用計(jì)算機(jī)檔案管理軟件完成（該軟件是由國家檔案局推薦經(jīng)省交通廳檔案科考察在全省統(tǒng)一使用的檔案管理軟件）。

五、各項(xiàng)目辦對(duì)項(xiàng)目檔案的形成以及利用計(jì)算機(jī)檔案管理軟件對(duì)項(xiàng)目檔案案卷目錄、卷內(nèi)目錄、光盤的整理制作及移交等工作應(yīng)做統(tǒng)一安排。

六、各單位在合同段交工驗(yàn)收前將已經(jīng)系統(tǒng)化整理的項(xiàng)目檔案連同案卷目錄（含電子版目錄）和案卷編制說明，公路局工程科和監(jiān)理檢查合格后移交給公路局檔案室，并按照規(guī)定辦理移交手續(xù)。案卷的編制說明內(nèi)容包括本合同段項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容，檔案整理執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目檔案整理情況及組卷數(shù)量，竣工圖編制質(zhì)量及其他需要說明的問題。

七、檔號(hào)的統(tǒng)一編寫部分為：s236pjl/….二〇一四年二月十三日

廣東省公路工程檔案管理辦法 公路工程檔案篇二

云南思瀾二級(jí)公路檔案管理辦法

第一章

總則

第一條：為加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目管理，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，特制定本辦法。

第二條：項(xiàng)目檔案指思瀾二級(jí)公路建設(shè)項(xiàng)目從籌劃到工程竣工驗(yàn)收各環(huán)節(jié)中形成的應(yīng)歸檔保存的文字材料、圖紙、計(jì)算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。

第三條：凡是參建的各單位、各部門都應(yīng)學(xué)習(xí)檔案管理的法律、法規(guī)和知識(shí)，增強(qiáng)檔案意識(shí)，促進(jìn)檔案收集、管理的高質(zhì)量。

第四條：檔案管理原則：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理，實(shí)行檔案管理責(zé)任制。

第二章

檔案管理分類

第一條：檔案應(yīng)分項(xiàng)、分細(xì)目統(tǒng)一管理，一般分為行政檔案，支付檔案和技術(shù)檔案。技術(shù)檔案中，計(jì)量、質(zhì)量記錄以開工申請(qǐng)單為單元?dú)w檔；路基、路面、防護(hù)工程、排水工程等圖紙及原始記錄分公里歸案；橋梁、隧道圖紙及記錄按橋或隧道歸檔。

第二條：行政檔案

1、與上級(jí)主管部門之間來往的函件；

2、與施工單位之間來往的函件、協(xié)議、申請(qǐng)批復(fù)、會(huì)議記錄；

3、內(nèi)部來往的函件、請(qǐng)示報(bào)告、批復(fù)；

4、與技術(shù)專家，其它第三方的來往函件、協(xié)議；

5、會(huì)議及常規(guī)工地會(huì)議記錄； 第三條：支付檔案

1、價(jià)格調(diào)整的有關(guān)憑證和費(fèi)用計(jì)算；

2、各類支付證書；

3、工期進(jìn)度月報(bào)表；

4、保險(xiǎn)單及支付收據(jù)；

5、廢置工程金額計(jì)算表；

6、設(shè)計(jì)變更批復(fù)的費(fèi)用計(jì)算；

7、額外或緊急工程的費(fèi)用計(jì)算；

8、其它的費(fèi)用支付憑證； 第四條：技術(shù)檔案

1、施工設(shè)計(jì)圖表

2、變更設(shè)計(jì)圖表

3、檢查記錄

4、試驗(yàn)記錄

5、驗(yàn)收記錄

6、質(zhì)量事故記錄

7、竣工圖表

8、其它

第三章

檔案機(jī)構(gòu)、人員及其職責(zé)

第一條：思瀾二級(jí)公路建設(shè)指揮部成立項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對(duì)思瀾二級(jí)公路建設(shè)項(xiàng)目檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理。

第二條：檔案管理小組組長：

雷國方

副組長：閆興

組員由各處室、各科室負(fù)責(zé)人組成。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)辦公室設(shè)在總工辦并由其承辦具體業(yè)務(wù)，主任由總工辦主任兼任，專業(yè)檔案管理員：楊騰

檔案兼職管理人員： 陳陸

綜合辦：陳陸

合同處：李偉

征遷處：杜慶春

后勤財(cái)務(wù)處：吳忠華

技術(shù)質(zhì)量管理處：杜軍

物資處： 何忠宏

總監(jiān)辦：雷國方

中心試驗(yàn)室：楊美鳳。

以上各處室負(fù)責(zé)其處室職責(zé)范圍內(nèi)的檔案收集、整理立卷工作，并妥善保管尚未移交檔案室的檔案資料，并按上級(jí)部門相關(guān)要求匯報(bào)和上報(bào)項(xiàng)目建設(shè)情況和項(xiàng)目建設(shè)的相關(guān)資料，在業(yè)務(wù)上接受專職檔案管理人員的監(jiān)督和指導(dǎo)。

第三條：各處室、現(xiàn)場服務(wù)處、施工單位項(xiàng)目部、監(jiān)理組應(yīng)參照指揮部的檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，管理好各自職責(zé)范圍內(nèi)的檔案資料。

第四條：檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組長、副組長對(duì)檔案管理負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；各處室負(fù)責(zé)人、現(xiàn)場服務(wù)處、施工單位項(xiàng)目部、監(jiān)理組檔案管 3 理領(lǐng)導(dǎo)小組長對(duì)分管范圍內(nèi)的檔案管理負(fù)分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；總工辦主任對(duì)檔案管理負(fù)具體責(zé)任；專兼職檔案管理對(duì)所管檔案負(fù)具體管理責(zé)任。

第四章

檔案管理

第一條：項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。指揮部各處室、施工單位項(xiàng)目部、各監(jiān)理組應(yīng)在各自職責(zé)范圍內(nèi)做好平時(shí)檔案資料的收集、整理、立卷、保管工作。

第二條：各現(xiàn)場指揮部和各處室檔案管理機(jī)構(gòu)和專、兼職檔案管理負(fù)責(zé)其職責(zé)范圍內(nèi)的檔案收集、鑒定、整理、補(bǔ)遺和保管未完工程（項(xiàng)目）的檔案。重要檔案原件送檔案室保管，處室日常使用復(fù)印件備查。

第三條：總工辦內(nèi)設(shè)管理室，由專職檔案員負(fù)責(zé)檔案室的集中統(tǒng)一管理。凡是已完工程、項(xiàng)目及形成完整資料的檔案，應(yīng)移交檔案管理室統(tǒng)一管理。各處室、如工作需要可以借閱，或使用復(fù)印件。

第四條：專職檔案管理員負(fù)責(zé)將接收的檔案按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行細(xì)致的整理、分類、組合、排列和編目，做到整齊規(guī)范、查閱準(zhǔn)確迅速、最終達(dá)到項(xiàng)目竣工時(shí)的檔案驗(yàn)收。

第五條：建立借閱制度。各部門臨時(shí)保管的檔案由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后借閱；從檔案管理室借閱的由總工辦主任批準(zhǔn)后借閱；外單位、外系統(tǒng)人員因工作需要借閱檔案資料，需經(jīng)檔案領(lǐng)導(dǎo)小組組長 4 批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)后方可借閱。

第六條：歸案文件材料的范圍、歸檔案卷質(zhì)量、數(shù)量符合《云南省干線公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》的規(guī)定。

第七條：各處室對(duì)檔案管理要高度重視，加強(qiáng)管理。檔案管理室應(yīng)做好防蟲、防鼠、防塵、防火、防盜工作，確保檔案的安全。

第五章

獎(jiǎng)罰措施

第一條：對(duì)項(xiàng)目建設(shè)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料擅自銷毀、刪除、偽造、轉(zhuǎn)讓、據(jù)為已有或因管理不善、疏忽職守造成檔案損失時(shí)，對(duì)當(dāng)事人給予行政處分和經(jīng)濟(jì)處罰。

第二條：檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組每半年組織一次檢查考核。經(jīng)考核達(dá)標(biāo)的單位，部門給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)并通報(bào)表揚(yáng)；對(duì)不達(dá)標(biāo)或檔案管理出現(xiàn)失誤，造成不良影響的單位、部門及其責(zé)任人責(zé)令整改，給予經(jīng)濟(jì)處罰和通報(bào)批評(píng)。

第六章

附

則

第一條：公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定按國家、省廳的各項(xiàng)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二條：本辦法自發(fā)布之日施行。

思瀾二級(jí)公路建設(shè)指揮部

二○○六年十一月三十日

廣東省公路工程檔案管理辦法 公路工程檔案篇三

河北省高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為規(guī)范我省高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作, 確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,充分發(fā)揮工程檔案在工程建設(shè)、管理、工程維護(hù)和改建和建中的作用, 根據(jù)國家檔案局、發(fā)展和改革委員會(huì) ?重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法?(檔發(fā)〔2006〕2號(hào)),交通運(yùn)輸部?公路工程竣交工驗(yàn)收辦法實(shí)施i細(xì)則?(交公路發(fā)〔2010〕65號(hào))、?公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法?(交辦發(fā)〔2001〕390號(hào))、?交通檔案管理辦法?(交辦發(fā)〔2005〕431 號(hào))、?交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法??交通建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收辦法?

?交通檔案進(jìn)館辦法?(交辦發(fā)(2007〕436號(hào))、省檔案局、省發(fā)展和改革委員會(huì)?河北省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法?(真檔發(fā)〔2009)40號(hào)), 以及省交通運(yùn)輸廳?河北省交通檔案管理實(shí)施細(xì)則?(冀檔發(fā)〔2008〕46號(hào))等有關(guān)規(guī)定, 結(jié)合我省實(shí)際制定本辦法。

第二條 本辦法適用子全省高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作。高速公路大、中修工程和其它等級(jí)公路建設(shè)項(xiàng)目可參照?qǐng)?zhí)行。

第三條 高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理, 是指對(duì)高速公路工程建設(shè)項(xiàng)目自立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收期問的文件材料進(jìn)行全程收集、整理、歸檔、保管和使用過程。

第四條 本辦法所稱高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案是指高速公路項(xiàng)目建設(shè)過程中,自立項(xiàng)、工程可行性研究、評(píng)估、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、交工、試運(yùn)行、竣工等工作活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔, 并經(jīng)系統(tǒng)整理歸檔的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像資料、電子文件以及其它不同載體形式的歷史記錄·。

第五條 本辦法所稱項(xiàng)目法人, 指負(fù)責(zé)管理高速公路建設(shè)項(xiàng)目的省高速公路管理局(集團(tuán))和各設(shè)區(qū)市交通運(yùn)輸局有關(guān)單位;.項(xiàng)目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu),指代表項(xiàng)目法人實(shí)施高速公路項(xiàng)目建設(shè)的管理部門。

第二章 管理及職責(zé)

第六條.高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案遵循統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)的原則,實(shí)行項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制。省交通運(yùn)輸廳負(fù)責(zé)高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的統(tǒng)一部署和組織領(lǐng)導(dǎo)。項(xiàng)目法人對(duì)所轄項(xiàng)目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)和各參建單位的建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、咨詢和檢査,具有領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督職能。項(xiàng)目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)做好本高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔工作,負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)各參建單位的項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔工作。建設(shè)項(xiàng)目發(fā)包給承包方時(shí), 應(yīng)當(dāng)在有關(guān)合同中明確寫明高速公路工程檔案材料的形成.、整理及檔案數(shù)字化的要求, 與工程建設(shè)同步進(jìn)行, 保證高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料收集、立卷、歸檔的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)。高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案,接受省級(jí)以上檔案行政管理部門的檢査和指導(dǎo)。

第七條 為提高我省高速公路建設(shè)項(xiàng).目檔案管理水平,提高管理效率,省交通運(yùn)輸廳依照交通運(yùn)輸部?交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法?,對(duì)高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作實(shí)行初、中、末登記、抽査制度:(-)開工備案。在高速公路建設(shè)項(xiàng)目開工六個(gè)月內(nèi), 由項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案人員培訓(xùn),對(duì)項(xiàng)目的檔案組織領(lǐng)導(dǎo)、人員配備、管理制度、安全保管條件等方面進(jìn)行前期指導(dǎo)。填寫交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表一(附件1),報(bào)省廳檔案管理部.門備案。

(二)施工中期檢査。在各合同段交工驗(yàn)收過程中, 由項(xiàng)目法人對(duì)項(xiàng)目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目各參建單位的檔案形成情況進(jìn)行檢査, 填寫交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表二(附件2),報(bào)省廳備案,以保證工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。.省廳對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行重點(diǎn)抽査。

(三)預(yù)驗(yàn)收。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前3個(gè)月,由省交通運(yùn)輸廳組織項(xiàng)目檔案預(yù)驗(yàn)收。預(yù)驗(yàn)收成員由省交通運(yùn)輸廳和項(xiàng)目法人組成。重點(diǎn)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和檔案質(zhì)量狀況進(jìn)行檢査(檢査內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)見附件3), 指出改進(jìn)意見和建議, 對(duì)正式驗(yàn)收的各項(xiàng)工作進(jìn)行安排部署, 做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。

第八條 各項(xiàng)日管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)和各參建単位應(yīng)在項(xiàng)目建設(shè)一開始就建立項(xiàng)目檔案工作管理網(wǎng)絡(luò), 確定檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo), 明確管理部門, 配備具有相關(guān)專業(yè)知識(shí)、能夠適應(yīng)高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的專(兼)職人員,并保持其穩(wěn)定。

第九條 項(xiàng)目法人単位及項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)需配備必要的計(jì)算機(jī)等設(shè)備, 建立和完善適合高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的檔案管理軟件和項(xiàng)目檔案登記系統(tǒng), 以實(shí)現(xiàn)高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理和登記手段的現(xiàn)代化。檔案管理軟件參照省廳檔案管理系統(tǒng), 由項(xiàng)目法人組織實(shí)施。第十條 項(xiàng)目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)和各參建單位應(yīng)設(shè)置與工作相適應(yīng)的檔案庫房, 配置必要的檔案裝具和設(shè)各, 特別是重點(diǎn)和珍貴檔案必須采取有效措施加以保護(hù)。紙質(zhì)檔案和其它載體檔案編制數(shù)量一般不少于二套。項(xiàng)目法人、項(xiàng)目接管(養(yǎng))單位各一套。.第三章 業(yè)務(wù)管理.第十一條 建立健全高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料平時(shí)收集歸檔制度和預(yù)立卷制度, 按照項(xiàng)目的不同階段文件材料產(chǎn)生的自然過程, 分別做好預(yù)立卷工作。其中,合同段應(yīng)按施工準(zhǔn)備、単位(分部、分項(xiàng))工程施工工序及交工驗(yàn)收文件材料的自然形成過程, 分門別類, 做好-同步收集歸檔和預(yù)立卷工作。

第十二條 項(xiàng)目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)組織各合同段項(xiàng)目交工驗(yàn)收前, 應(yīng)組織各參建単位按照國家相關(guān)要求做好文件材料收集、整理及歸檔工作, 經(jīng)審核符合檔案整理規(guī)范要求后, 接收各合同段經(jīng)系統(tǒng)化整理的工程檔案和案卷目錄, 認(rèn)真填寫建設(shè)項(xiàng)目.檔案接收審核單(表樣見附件4)。凡未完成項(xiàng)目檔案整理和移 交手續(xù)的,項(xiàng)目法人不得組織交工驗(yàn)收。

第十三條 高速公路建設(shè)項(xiàng)目立卷歸檔工作按照“誰形成誰負(fù)責(zé)”的原則, 由建設(shè)項(xiàng)目文件材料的形成(利用)單位或部門負(fù)責(zé)。項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔工作,不得委托中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行參與。

第十四條 建設(shè)項(xiàng)目檔案整理應(yīng)遵循高速公路建設(shè)項(xiàng)日文件材料的自然形成過程和成套性原則,分類科學(xué),收集系統(tǒng)編目規(guī)范,便于保管和利用。

第十五條 項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的收集、整理、歸檔工作應(yīng)嚴(yán)格按照項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件材料的收集和歸檔范圍,做好相關(guān)文件的收集、整理、歸檔工作,保證設(shè)計(jì)檔案資料的齊全、完整。

第十六條 施工單位應(yīng)負(fù)責(zé)本合同段施工過程中形成的文件材料的收集、整理、歸檔工作,將檔案編制工作納入施工管理職責(zé)范圍,并接受監(jiān)理單位、項(xiàng)目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)的監(jiān)督、檢査。第十七條 監(jiān)理単位在保證工程建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)理檔案資料完整、準(zhǔn)確、規(guī)范的同時(shí),應(yīng)及時(shí)督促、檢査所負(fù)責(zé)施工単位的檔案資料形成、收集、整理、歸檔工作。

第十八條 各參建単位在向項(xiàng)目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)移交紙質(zhì)檔案及其它載體檔案的同時(shí), 須同時(shí)移父經(jīng)數(shù)字化加工的電子檔案。檔案數(shù)字化制作應(yīng)符合國家有關(guān)數(shù)字化檔案的質(zhì)量規(guī)定要求。

第十九條 項(xiàng)目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)移交的全部檔案按照工程進(jìn)展的自然過1fi呈 , 對(duì)已經(jīng)整理好的案巻進(jìn)行系統(tǒng)化排列。其中施工階段的檔案, 以各施工標(biāo)段系統(tǒng)化排列為基礎(chǔ),依路線進(jìn)行方向,按照路基(含橋梁、隧道等)、路面及其它附屬設(shè)施進(jìn)行排列, 編制檔號(hào), 匯總、打印案卷目錄, 完成項(xiàng)目檔案的編制工作(檔案的編制符合國家標(biāo)準(zhǔn))。

第二十條 項(xiàng)目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)在接收各參建單位電子檔案時(shí), 要檢査電子檔案的真實(shí)性與完整性,做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、.清晰,與卷內(nèi)目錄和案卷目錄一一對(duì)應(yīng)。

第二十一條 項(xiàng)目法人應(yīng)按照?交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法?和省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記要求, 依照項(xiàng)目檔案登記工作管理權(quán)限, 及時(shí)填報(bào)“交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表”和 “河北省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記表” 向相關(guān)單位報(bào)送。

第四章.驗(yàn)收和移交

第二十二條 高速公路檔案專項(xiàng)驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分, 未經(jīng)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目, 不得進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收3個(gè)月別完成。.第二十三條 高速公路建設(shè)項(xiàng).目檔案按照項(xiàng)目管理權(quán)限組織建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。交通運(yùn)輸部批準(zhǔn)初步設(shè)計(jì)的工程建設(shè)項(xiàng)目, 按照?交通建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收辦法?,由父通運(yùn)輸部檔案館組織項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。省發(fā)展和改革委員會(huì)審批初步設(shè)計(jì)的工程建設(shè)項(xiàng)目, 按照 ?河北省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法?,由省檔案局、省交通運(yùn)輸廳負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。檔案驗(yàn)收時(shí),需同時(shí)提供檔案管理備案登記表、施工中期檔案登記表、建設(shè)項(xiàng)目檔案接收審核單。.第二十四條 高速公路建設(shè)項(xiàng)目通過竣工驗(yàn)收三個(gè)月內(nèi),由項(xiàng)目法人監(jiān)督, 項(xiàng)目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)向相關(guān)単位辦理建設(shè)項(xiàng)目檔案移交手續(xù)。項(xiàng)目法人保存項(xiàng)目檔案原件,接管(養(yǎng))単位保存復(fù)印件;向省交通運(yùn)輸廳移交項(xiàng)目數(shù)字化檔案和電子目錄。.第二十五條 各級(jí)高速公路建設(shè)項(xiàng)目,均按照交通運(yùn)輸部?交通檔案進(jìn)館辦法? 中 “公路工程檔案進(jìn)館范圍”要求, 向省交通運(yùn)輸廳移交復(fù)制的建設(shè)項(xiàng)目檔案。凡列入國家公路建設(shè)國道主干線的項(xiàng)目檔案, 需多復(fù)制一套, 交通運(yùn)輸部、父通運(yùn)輸廳各保存一套。

第五章 附則

第二十六條 本辦法由省父通運(yùn)輸廳、省檔案局負(fù)責(zé)解釋。第二十七條 本辦法自公布之日起執(zhí)行。

附件河北省高速公路建設(shè)項(xiàng)日檔案預(yù)驗(yàn)收基本內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)

附件 河北省高速公路建設(shè)項(xiàng)日檔案預(yù)驗(yàn)收基本內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)

一、建立了完善的項(xiàng)目檔案管理體制

(-)建立了有單位領(lǐng)導(dǎo)分管、部門領(lǐng)導(dǎo)主管的項(xiàng)目檔案管理工作機(jī)構(gòu), 配備了業(yè)務(wù)素質(zhì)好、工作責(zé)任心強(qiáng)的專兼職檔案工作人員;.(二)項(xiàng)目檔案工作納入了項(xiàng)目建設(shè)管理程序, 與項(xiàng)目建設(shè)實(shí)行同步管理, 實(shí)行了項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和相關(guān)人員崗位責(zé)任制, 并采取了有效的考核措施;(三)根據(jù)國家檔案工作法律法規(guī), 結(jié)合單位實(shí)際建里健全了項(xiàng)目檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度;(四)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行了統(tǒng)一管理, 對(duì)本単位各部門和各參建単位進(jìn)行了有效的監(jiān)督、指導(dǎo);(五)各參建單位項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔納入了合同管理,要求明確,標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一,控制措施有力;(六)檔案工作經(jīng)費(fèi)充足,設(shè)施完備,能保證正常工作需要。

二、項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔以及項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性符合國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求

根據(jù)?國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范?(da/t28-2002)、交通運(yùn)輸部?公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法?(交辦發(fā).〔2001〕390 號(hào))基本要求,在建設(shè)單位積極有效的統(tǒng)一管理下,各門類、各參建単位項(xiàng)目文件材料收集齊全, 整理規(guī)范, 歸檔及時(shí), 最大限度地保持了文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。(-)項(xiàng)目檔案的完整性。從項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng),到項(xiàng)目交工驗(yàn)收,各類文件材料齊全完整。

1.前期文件: 項(xiàng)目立項(xiàng)依據(jù)性文件、項(xiàng)目管理文件等;2.設(shè)計(jì)文件:工程勘測(cè)資料;初步設(shè)計(jì)及審批文件;施工圖設(shè)計(jì)及審批文件等;3.施工技本文件:工程準(zhǔn)備定位測(cè)量、地質(zhì)勘探資料;質(zhì)保書、試驗(yàn)報(bào)告;隱蔽工程驗(yàn)收記錄,工程記錄及測(cè)試、沉降、位移、變形、.監(jiān)測(cè)記錄;圖紙會(huì)審、變更設(shè)計(jì)通知単、技術(shù)核定單位等修改依據(jù);工程質(zhì)量事故報(bào)告及處理記錄;工程質(zhì)量檢査、評(píng)定資料;設(shè)備、管線及電氣、儀表施工安裝記錄、質(zhì)量評(píng)定、事故處理報(bào)告等;4.竣工文件:工程說明、竣工圖、測(cè)試記錄、隨工檢査簽證、工程變更單、重要工程質(zhì)量事故報(bào)告等;5.監(jiān)理文件:監(jiān)理通知、備忘錄、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要;施工質(zhì)量分析;監(jiān)理計(jì)劃、監(jiān)理細(xì)則;合同管理文件、五控制文件、協(xié)調(diào)文件等;6.設(shè)備文f牛:設(shè)備、材料采購合同、出廠質(zhì)量合格證明;設(shè)備、材料裝箱単、開箱記錄;設(shè)備圖紙使用說明書;設(shè)備安裝調(diào)試記錄等;7.驗(yàn)收文件:各參建單位工作報(bào)告,質(zhì)量監(jiān)督部門質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告;試運(yùn)行記錄、檢測(cè)、觀測(cè)記錄及成果報(bào)告、缺陷整改文件材料;各相關(guān)專項(xiàng)驗(yàn)收文件等;8.聲像檔案:施工前舊貌、開工儀式、施工過程、隱蔽工程、領(lǐng)導(dǎo)視察等聲像材料;9.項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生電子文件, 按電子文件歸檔與管理規(guī)范及時(shí)進(jìn)行了歸檔;進(jìn)行了數(shù)字化加工掃描, 掃描圖像清晰, 并有相應(yīng)的紙制文件。

(二)項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性。各門類檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)真實(shí)一致, 手續(xù)完備;卷內(nèi)目錄詳實(shí);案卷題名簡明、準(zhǔn)確;檔案目錄與歸檔文件關(guān)系清晰;竣工圖加蓋竣工圖章或全面反映審核簽署情況,內(nèi)容翔實(shí),圖物相符,真實(shí)反映了項(xiàng)目竣工時(shí)的實(shí)際情況。

(三)項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性。項(xiàng)目檔案分類科學(xué),組卷規(guī)范、合理,各級(jí)類目設(shè)置清楚,能反映工程特征和工程實(shí)況;遵循文件材料形成規(guī)律,保持了卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系;卷內(nèi)文件編號(hào)條理,排列有序;案卷封面、卷內(nèi)文件目.錄、備考表填寫規(guī)范、清晰。符合國家要求。

三、項(xiàng)目檔案的安全保管(-)項(xiàng)目檔案庫房、辦公室、閱覽室實(shí)行了三分設(shè);檔案庫房安裝了空調(diào)、配備了滅火器、去濕機(jī)、溫濕度計(jì),采取了抗震、防盜、防火、防水、防潮、防霉、.防塵和防污染、防蟲、防鼠、防高溫、.防光等保護(hù)措施,保證檔案實(shí)體和信息安全;(二)配備了計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、t1描儀、照相機(jī)、錄像機(jī)等必要的辦公設(shè)備, 安裝使用了專門的檔案管理軟件, 建立了案卷級(jí)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫, 基本實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)檢索、統(tǒng)計(jì)和利用檔案;(三)文件材料書寫材料符合耐久性要求, 沒有熱敏紙以及船筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫的字跡;(四)檔案拒架、卷盒等牢固、美觀、實(shí)用,數(shù)量充裕且質(zhì)量好,符合國家要求。

廣東省公路工程檔案管理辦法 公路工程檔案篇四

檔案管理辦法

第一章

總則

第一條 為加強(qiáng)xx公司及所屬公司檔案的管理，進(jìn)一步提高檔案的管理水平，更好地為公司的發(fā)展和經(jīng)營管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》及《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制訂本辦法。

第二條

本辦法適用于集團(tuán)本部及所屬公司。

第二章

檔案管理體制

第三條 集團(tuán)所屬公司應(yīng)將檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，制定企業(yè)檔案發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃，并確定一名單位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。

第四條

集團(tuán)本部辦公室配備專職檔案人員，負(fù)責(zé)集團(tuán)本部全部檔案、拆遷檔案及清算、撤銷公司檔案的管理工作，并對(duì)系統(tǒng)所屬公司的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第五條

集團(tuán)所屬公司要配備相應(yīng)的專（兼）職檔案人員，負(fù)責(zé)本公司形成的應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理、歸檔以及檔案數(shù)字化的組織與實(shí)施工作。

第六條

集團(tuán)本部及所屬公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，分級(jí)保存。集團(tuán)本部屬于公司存檔的檔案由集團(tuán)專職檔案人員統(tǒng)一保存，所屬公司檔案由本單位專（兼）職檔案人員統(tǒng)一保存。不得由經(jīng)辦部室或個(gè)人分散保存，任何個(gè)人不得將企業(yè)的檔案材料據(jù)為己有。

第三章

檔案歸檔范圍

第七條

檔案歸檔范圍是指集團(tuán)本部及所屬公司自籌建以來各種活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案及實(shí)物檔案等。

第八條

歸檔文件材料的主要來源

（一）集團(tuán)及所屬公司各職能部室形成的文件材料；

（二）集團(tuán)及所屬公司和派出機(jī)構(gòu)上報(bào)的文件材料；

（三）集團(tuán)及所屬公司投資的全資、控股、參股公司提交的文件材料；

（四）集團(tuán)及所屬公司參與的合作項(xiàng)目按要求提交的文件材料；

（五）集團(tuán)及所屬公司外購設(shè)備所帶來的文件材料；

（六）集團(tuán)及所屬公司執(zhí)行、辦理的外來文件材料； 第九條

集團(tuán)本部文件材料的歸檔分為公司存檔及部門存檔兩部分。部門存檔的文書檔案，按標(biāo)明的保管期限由責(zé)任部門負(fù)責(zé)保管，期滿后經(jīng)本部門經(jīng)理和主管經(jīng)理批準(zhǔn)后自行銷毀。系統(tǒng)所屬公司可參照?qǐng)?zhí)行。

第四章

文件材料的形成、積累、歸檔和移交 第十條 文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入各部門工作計(jì)劃和有關(guān)人員崗位職責(zé)。系統(tǒng)所屬各檔案部門或?qū)＃妫┞殭n案人員負(fù)責(zé)本公司文件材料的立卷歸檔工作，并對(duì)其所屬公司的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。

第十一條 歸檔時(shí)間

（一）集團(tuán)本部各職能部室定期將屬于歸檔范圍的各類檔案原件（定稿）或電子文件移交專職檔案人員歸檔, 系統(tǒng)所屬公司可參照?qǐng)?zhí)行。

（1）蓋章存檔文件一周內(nèi)歸檔；

（2）部門形成的應(yīng)歸檔文件應(yīng)在該項(xiàng)目結(jié)束后的一個(gè)月內(nèi)歸檔；

（3）上級(jí)批復(fù)、股權(quán)類、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)及等重要文件隨時(shí)歸檔；

（4）黨群類文件應(yīng)于次年三月底前歸檔；

（5）因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察及參加各種會(huì)議的文件材料，應(yīng)按照文件歸檔范圍的要求隨時(shí)歸檔。

（二）會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由本單位財(cái)務(wù)部門按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字?1998?32號(hào)）的要求立卷歸檔。

（三）基建工程項(xiàng)目檔案或市政檔案，應(yīng)在項(xiàng)目竣工后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長的可按工程進(jìn)度分階段歸檔。

（四）集團(tuán)本部及所屬公司應(yīng)于每年6月底前完成上全部實(shí)體檔案的歸檔與數(shù)字化工作，并于7月底前將電子數(shù)據(jù)報(bào)集團(tuán)備份。集團(tuán)辦公室將于每年8-9月對(duì)所屬公司上的檔案工作情況進(jìn)行檢查，并通報(bào)結(jié)果。

第十二條 歸檔要求

（一）歸檔的文件材料必須按其形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并確保歸檔的每份文件、每個(gè)事由的文件其內(nèi)容完整無缺，各項(xiàng)簽字手續(xù)完備；

（二）歸檔的文件材料須為原件，各職能部室應(yīng)自行留存復(fù)印件備用。如因特殊情況歸檔文件為復(fù)印件的，必須注明原因及原件的去向，并有經(jīng)辦人簽字；

（三）各類文件材料歸檔份數(shù)一般為一式一份，具有重大意義的文件應(yīng)同時(shí)保存歷次修改稿，重要的或利用頻繁的或有專門需要的可復(fù)制若干份歸檔；

（四）照片、錄音、錄像帶等檔案可在工作或活動(dòng)結(jié)束后隨時(shí)歸檔，但必須附文字說明，其內(nèi)容包括：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。

（五）歸檔的文件材料，其載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求，易于長久保存。

（六）電子文件的歸檔實(shí)行“雙套制”，即紙質(zhì)檔案與電子文件同時(shí)歸檔。

（七）電子文件還應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)歸檔和脫機(jī)載體同時(shí)歸檔，即電子文件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)歸檔的同時(shí)，必須將電子文件拷貝（刻錄）至耐久性好的載體（如只讀光盤或移動(dòng)硬盤）上進(jìn)行脫機(jī)載體歸檔。歸檔的光盤至少一式兩份，一套封存保管，一套可日常使用。

第十三條 檔案的接收與移交

專（兼）職檔案人員接收檔案時(shí)，要認(rèn)真驗(yàn)收并辦理交接手續(xù)。歸檔部門或個(gè)人應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點(diǎn)清楚后，由移交人、移交人所在部門經(jīng)理及檔案人員共同簽字后，存檔備查。

第五章

檔案的分類管理與保管

第十四條 集團(tuán)本部文書檔案依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（da/t22—2000）的要求，按照—問題—保管期限法進(jìn)行分類；著錄方法按照《檔案著錄規(guī)則》（行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)da/t18—1999）執(zhí)行。系統(tǒng)所屬公司可參照?qǐng)?zhí)行。

基建工程檔案或市政檔案，具體歸檔范圍及要求見《建筑工程資料管理規(guī)程》和《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程》。

聲像、照片或電子檔案等其他載體檔案，應(yīng)依據(jù)《照片檔案整理規(guī)范》、《磁性載體檔案的管理規(guī)范》、《電子文件和電子檔案管理規(guī)范》的要求執(zhí)行。

第十五條 系統(tǒng)所屬公司應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量，設(shè)置必需的檔案專用庫房和專用檔案柜架，庫房的設(shè)置應(yīng)符合“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲”等“八防”要求，同時(shí)要符合消防及溫、濕度等規(guī)定，檔案的排架方法要科學(xué)和便于利用。

第十六條 要定期清理、核對(duì)室存檔案，做到賬、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。

第六章

檔案的借閱、開發(fā)和利用

第十七條 檔案的借閱

（一）集團(tuán)本部人員可直接借閱本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案資料。如借閱非本部門文件時(shí)，需履行檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱申請(qǐng)單》。借閱股東會(huì)、董事會(huì)文件需董事長審批；借閱黨委會(huì)紀(jì)要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時(shí)需借閱人所在部門主管經(jīng)理審批同意后即可辦理借閱手續(xù)。

文件正式下發(fā)或蓋章之日起三個(gè)月內(nèi)，可借閱文件原件。超過三個(gè)月時(shí)，文件將完成電子檔案錄入，原則上不再查詢文件原件，只可通過檔案系統(tǒng)查閱電子檔案。

以上規(guī)定系統(tǒng)所屬公司可參照?qǐng)?zhí)行。

（二）檔案資料原則上不外借，因特殊情況上級(jí)單位、股東單位及其它外單位確需調(diào)閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信，由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《檔案借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門經(jīng)理及經(jīng)辦部門主管經(jīng)理簽署意見并報(bào)總經(jīng)理和董事長批準(zhǔn)后，在經(jīng)辦人的陪同下方可調(diào)閱紙質(zhì)復(fù)印件，不得借用電子文件。如需外借檔案原件時(shí)，必須由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門的經(jīng)辦人簽字辦理借閱手續(xù)，且檔案原件借出時(shí)間不得超過一周，如到期不能歸還需繼續(xù)借閱者需辦理續(xù)借手續(xù)，并確保檔案的完整與安全。

（三）外部董事、公司監(jiān)事會(huì)成員因履職需借閱公司檔案，由公司董秘負(fù)責(zé)協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù)。

（四）查考、借閱檔案原件，必須愛護(hù)檔案，不得折疊、拆卷、隨意更改和涂寫。如發(fā)現(xiàn)損壞、丟失和泄密，應(yīng)追究當(dāng)事者責(zé)任。

（五）各職能部室對(duì)利用率高、查閱頻繁的文件需留存復(fù)印件，以備查閱，并嚴(yán)格執(zhí)行公司保密制度，確保文件資料的安全。

（六）電子檔案按權(quán)限檢索、查詢，無權(quán)限查閱文件的用戶，在網(wǎng)上填寫借閱申請(qǐng)，通過審核批準(zhǔn)后查閱。

第十八條 檔案的開發(fā)和利用

系統(tǒng)各公司檔案管理部門應(yīng)根據(jù)本公司的中心工作，積極開展檔案信息的編研和開發(fā)利用工作，對(duì)檔案進(jìn)行加工整理、匯編專題資料或編制工程項(xiàng)目簡介等，更好地利用檔案信息資源，以滿足本公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和發(fā)展的需要。

第七章 檔案的鑒定與銷毀

第十九條 檔案的保管期限

文書檔案保管期限分為永久、30年和10年，其它各門類檔案的保管期限參照各門類檔案的具體規(guī)定執(zhí)行。

第二十條 檔案的鑒定與銷毀

（一）對(duì)超過保存期限且沒有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由鑒定小組負(fù)責(zé)，鑒定小組由各檔案形成單位的主管經(jīng)理、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同組成，對(duì)鑒定結(jié)果寫出書面報(bào)告。

（二）對(duì)需延長保管期限的檔案交本單位專（兼）職檔案人員統(tǒng)一保管，并在案卷備考表中注明。對(duì)應(yīng)銷毀的檔案，要編制《檔案銷毀清冊(cè)》一式兩份，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后報(bào)區(qū)檔案局備案，得到區(qū)檔案局批準(zhǔn)后方可到指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。

（三）對(duì)保管期滿但沒有了結(jié)債權(quán)債務(wù)的財(cái)務(wù)檔案，要適當(dāng)延長保管期限，待了結(jié)后再銷毀。銷毀會(huì)計(jì)檔案須經(jīng)區(qū)財(cái)政局批準(zhǔn)并備案。

（四）銷毀檔案必須嚴(yán)格、嚴(yán)肅、慎重。銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清冊(cè)要永久保存。

第八章 檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)與管理

第二十一條 集團(tuán)信息技術(shù)部負(fù)責(zé)系統(tǒng)信息化的管理工作，所屬公司應(yīng)按照集團(tuán)檔案信息化的統(tǒng)一安排，逐步實(shí)現(xiàn)各門類檔案的電子化管理。

第二十二條 集團(tuán)信息技術(shù)部負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份、技術(shù)支持與安全運(yùn)行維護(hù)。

第二十三條 集團(tuán)本部專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)具體實(shí)施的各項(xiàng)工作，主要包括：

（一）負(fù)責(zé)劃分集團(tuán)本部人員的使用權(quán)限并進(jìn)行授權(quán);

（二）在集團(tuán)信息技術(shù)部的配合下，負(fù)責(zé)系統(tǒng)所屬公司用戶組的設(shè)置與使用權(quán)限的管理；

（三）負(fù)責(zé)定期收集各功能模塊的使用意見及改進(jìn)需求，及時(shí)反饋并協(xié)調(diào)軟件公司進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)的完善與升級(jí)工作；

（四）負(fù)責(zé)督促與檢查系統(tǒng)所屬公司檔案數(shù)字化的實(shí)施，以及完成后電子數(shù)據(jù)的上報(bào)備份工作。

第二十四條 所屬公司應(yīng)指定專門部門（或?qū)Ｈ耍┴?fù)責(zé)本公司檔案信息系統(tǒng)的管理工作，主要包括：

（一）負(fù)責(zé)按照集團(tuán)的統(tǒng)一安排與部署，組織實(shí)施與推進(jìn)本公司檔案信息系統(tǒng)的上線運(yùn)行工作；

（二）負(fù)責(zé)本公司各門類檔案的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)的掛接、存儲(chǔ)以及數(shù)據(jù)備份，并于每年7月底前完成上一檔案數(shù)據(jù)的更新工作；

（三）負(fù)責(zé)對(duì)本公司電子檔案信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行監(jiān)督與檢查。

第九章 審批過程中文件的管理

第二十五條 審批過程中的文件管理由該文件起草部門的兼職檔案員負(fù)責(zé)。

第二十六條 審批過程中的文件原則上不得借閱，如因工作需要必須使用時(shí)要履行借閱手續(xù)，填寫《文件資料借閱申請(qǐng)單》。

（一）借閱審批過程中的股東會(huì)、董事會(huì)文件需董事長審批；借閱審批過程中的黨委會(huì)紀(jì)要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時(shí)需履行以下審批手續(xù)：

1.集團(tuán)本部人員借閱時(shí)，由借閱人、借閱部門經(jīng)理及借閱部門主管經(jīng)理簽字同意后，經(jīng)存檔部門經(jīng)理同意即可到存檔部門兼職檔案員處辦理借閱手續(xù)。

2.外單位借閱時(shí)，須持單位介紹信，由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《文件資料借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)借閱部門經(jīng)理和主管經(jīng)理簽署意見后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可借閱。

（二）對(duì)于企業(yè)章程、股東會(huì)、董事會(huì)、黨委會(huì)、公司級(jí)各種會(huì)議紀(jì)要（記錄）、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告以及公司各種戰(zhàn)略研究報(bào)告、各種投資決策、各種經(jīng)濟(jì)分析報(bào)告、公司大事記、公司志等重要文件，只可借閱紙質(zhì)文件，有文件綱要的只提供文件綱要。

第二十七條 審批過程中的文件不得借用電子文件，只能借用紙質(zhì)文件。如果需要開發(fā)利用或會(huì)議使用，只能使用文件復(fù)印件，文件全文不對(duì)外借閱或發(fā)放（會(huì)議文件可向主要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放，會(huì)議結(jié)束要收回；研討會(huì)只發(fā)文件綱要的紙質(zhì)復(fù)印件）。

第十章 被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)

檔案的管理

第二十八條 管理職責(zé)

（一）集團(tuán)本部專職檔案人員負(fù)責(zé)對(duì)被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

（二）系統(tǒng)所屬被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)應(yīng)指定專（兼）職檔案人員負(fù)責(zé)本公司形成的應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理、立卷歸檔以及檔案數(shù)字化的交接實(shí)施工作。

第二十九條 檔案的歸屬和流向

（一）被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的檔案由所屬企業(yè)的上一級(jí)公司負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一保管。

（二）合并企業(yè)，即一個(gè)公司并入另一個(gè)公司或幾個(gè)公司合并重組為一個(gè)新公司的，其檔案材料應(yīng)移交給合并后的公司集中統(tǒng)一管理。第三十條 歸檔范圍

應(yīng)歸檔的文件材料可參照第八條的規(guī)定執(zhí)行，但歸檔的文件中必須包括以下文件：

（一）營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼本、稅務(wù)登記證等憑證類文件；

（二）企業(yè)章程、股東會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要（記錄）、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等決策性文件；

（三）實(shí)施方案、主管部門意見、請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)審批文件、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、合同、協(xié)議等資產(chǎn)類文件；

（四）職工安置方案、安置協(xié)議、公證書、花名冊(cè)等材料；

（五）遺留問題的善后處理文件；

（六）法律依據(jù)文件、工商注銷文件及交接憑據(jù)等文件；

（七）其它具有保存價(jià)值的文件材料。

第三十一條 歸檔時(shí)間、內(nèi)容與要求

（一）歸檔時(shí)間

清算、轉(zhuǎn)讓、撤銷程序全部完成后，應(yīng)歸檔的文件要在三個(gè)月內(nèi)完成向上一級(jí)公司檔案管理部門的移交歸檔工作。

合并企業(yè)文件材料的收集整理應(yīng)與企業(yè)合并的實(shí)施進(jìn)程同步進(jìn)行，并在企業(yè)完成合并的一個(gè)月內(nèi)的完成檔案的移交歸檔工作。

（二）歸檔內(nèi)容

1.集團(tuán)所屬二級(jí)公司被清算后，歸檔的文件材料應(yīng)按第三十條規(guī)定全部上交；

2.集團(tuán)所屬參股企業(yè)被清算或集團(tuán)參股股權(quán)完全轉(zhuǎn)讓時(shí)，歸檔的文件材料為紙質(zhì)的歷屆股東會(huì)或董事會(huì)文件；

3.集團(tuán)所屬企業(yè)股權(quán)全部轉(zhuǎn)讓及企業(yè)控股權(quán)轉(zhuǎn)讓出集團(tuán)的，被轉(zhuǎn)讓企業(yè)應(yīng)將股東會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要、投資決策、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、歷史變更及重要的財(cái)務(wù)文件掃描成電子文件移交上一級(jí)公司，檔案原件移交接收企業(yè)。

（三）歸檔要求

1.被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)的檔案歸檔要求應(yīng)依據(jù)本規(guī)定之第十二條的要求執(zhí)行；

2.被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的上一級(jí)公司檔案部門接收檔案時(shí)，要認(rèn)真驗(yàn)收并辦理交接手續(xù)。歸檔部門應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點(diǎn)清楚后，由移交人、移交人所在公司經(jīng)理共同簽字后，進(jìn)行移交；

3.向系統(tǒng)外移交檔案時(shí)，所移交檔案的目錄必須經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理或被授權(quán)人的批準(zhǔn)后方可對(duì)外移交，并辦理移交手續(xù)。

第三十二條 集團(tuán)及所屬公司接收的被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的檔案的原件或電子文件作為封存檔案管理，原則上不提供調(diào)閱。如特殊情況需調(diào)閱時(shí)，必須填寫《檔案借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)調(diào)閱人及其公司經(jīng)理簽署意見后，報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理同意，方可調(diào)閱。

第十一章 附則

第三十三條 本辦法由xx公司經(jīng)理辦公會(huì)審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第三十四條 本辦法由xx公司xx部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。

廣東省公路工程檔案管理辦法 公路工程檔案篇五

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東營市俊源石油技術(shù)開發(fā)有限公司

檔案管理制度

第一節(jié) 總 則

第一條 為規(guī)范東營市俊源石油技術(shù)開發(fā)有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，維護(hù)公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本制度。

第二節(jié) 管理體制和職責(zé)

第二條 公司設(shè)置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對(duì)穩(wěn)定，調(diào)動(dòng)工作時(shí)，須對(duì)檔案裝具、設(shè)備和檔案庫藏進(jìn)行清點(diǎn)并制作移交清冊(cè)，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間等信息。具體職責(zé)為：

（1）負(fù)責(zé)公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、立卷歸檔等；

（2）負(fù)責(zé)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制訂；（3）負(fù)責(zé)檔案提供使用服務(wù)；

（4）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級(jí)劃控和守密、解密。

第三節(jié) 文件材料的形成和歸檔

第三條 檔案按照記述內(nèi)容的不同劃分為圖紙類、合同類、實(shí)物類、文書類和說明書合格證類；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計(jì)算、統(tǒng)計(jì)表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物檔案等。

第四條 歸檔時(shí)間和歸檔程序

（一）公司各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域所產(chǎn)生的文書檔案，根據(jù)其重要程度及實(shí)際需要由其負(fù)責(zé)人審定后須隨時(shí)歸檔。各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域零星文書檔案采取各部門平時(shí)累積、每半年一次按照各類檔案的管理細(xì)則進(jìn)行整理并移交檔案室。

（二）項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)工程類檔案由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，于工程項(xiàng)目竣工后三個(gè)月內(nèi)各項(xiàng)目資料員統(tǒng)一整理后有序歸檔。設(shè)備儀器類檔案，在開箱或安裝調(diào)試后由購置部門向公司檔案室歸檔。

（三）聲像、實(shí)物檔案，在產(chǎn)生后及時(shí)歸檔。

（四）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對(duì)應(yīng)的材料一同歸檔。

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（五）其中公司財(cái)務(wù)類及人事類檔案由財(cái)務(wù)部和人力資源部自行組織存檔及保存。第五條 歸檔要求

（一）歸檔的文件、資料必須完整。

（二）歸檔文件、資料的密級(jí)、保管期限劃分須準(zhǔn)確，分類清楚、歸類準(zhǔn)確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。

（三）電子檔案實(shí)行雙軌制，紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護(hù)檔案的完整與安全。

（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

第四節(jié) 檔案的利用

第六條 檔案管理員編制檔案檢索工具，根據(jù)各類檔案的特點(diǎn)建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行計(jì)算機(jī)記錄工作，為利用計(jì)算機(jī)檢索創(chuàng)造條件。

第七條 檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動(dòng)了解公司各項(xiàng)工作，搞好檔案提供利用。

第五節(jié) 檔案保管期限的劃分及鑒定

第九條 檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。其中長期為10年以上，短期為3-5年。

第十條 對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案須永久保存。

第十一條 對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長期或短期保存。第十二條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

第六節(jié) 檔案保密規(guī)定

第十三條 檔案級(jí)別的劃分：

檔案等級(jí)的劃分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個(gè)等級(jí)。

等級(jí)的劃分：一級(jí)為絕密文件；二級(jí)為秘密文件；三級(jí)為機(jī)密文件；四級(jí)為普通文件

（一）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料，公司的工藝流程資料和相關(guān)圖紙及公司設(shè)備圖紙屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級(jí)劃分為一級(jí)。

（二）本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其等級(jí)劃分為一級(jí)。

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（三）本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。此類型文書屬秘密文件，其等級(jí)劃分為二級(jí)。

（四）本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。屬公司內(nèi)部重要文件，為機(jī)密文件，其等級(jí)劃分為三級(jí)。

（五）本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。屬于機(jī)密文件，其等級(jí)劃分為三級(jí)。

（六）重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等屬于普通文件，其等級(jí)劃分為四級(jí)。

第十四條 嚴(yán)格遵守本規(guī)定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機(jī)密堅(jiān)決不說，不該看、記的材料不看、不記。

第十五條 接收和移出檔案，必須認(rèn)真清點(diǎn)、核對(duì)交接清單。

第十六條 嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，不任意擴(kuò)大借閱范圍，對(duì)需要出據(jù)檔案證明的，要認(rèn)真核對(duì)摘抄內(nèi)容。

第十七條 整理檔案應(yīng)在辦公區(qū)內(nèi)進(jìn)行。不得將檔案帶出辦公區(qū)，以防失密或丟失。第十八條 檔案、資料不準(zhǔn)隨意銷毀，如需銷毀應(yīng)先辦理批準(zhǔn)手續(xù)。

第十九條 公司檔案由專人負(fù)責(zé)管理，非管理人員不得進(jìn)入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。

第二十條 發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞要及時(shí)報(bào)告。

第七節(jié) 檔案查閱、借閱規(guī)定

第二十一條 借閱檔案要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機(jī)密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負(fù)責(zé)。

第二十二條 因工作需要，查閱檔案資料時(shí)，必須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

第二十三條 檔案資料一般情況下僅公司內(nèi)部人員查閱使用。

如外單位、個(gè)人查閱檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)后，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

第二十四條 復(fù)印檔案資料需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，機(jī)密檔案資料由總經(jīng)理簽字同意后方可復(fù)印。

第二十五條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時(shí)，需填寫《檔

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案借閱申請(qǐng)表》，寫明用意，經(jīng)借閱人部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可外借。機(jī)密檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可外借。

第二十六條 借出檔案應(yīng)在到期前歸還，如需延長借閱期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，到期未還者，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還，未辦理續(xù)借手續(xù)而愈期不歸還者，要予以通報(bào)批評(píng)或追究其相關(guān)責(zé)任。

第二十七條 借閱檔案的人員，要愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)私自摘錄、翻印和任意轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)圈注和涂改，不準(zhǔn)污損和拆卷，嚴(yán)禁泄密。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責(zé)任。

第二十八條 借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負(fù)責(zé)及時(shí)追查，重要檔案損壞或丟失要及時(shí)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，如系人為造成，公司將追究有關(guān)人員的責(zé)任。

第二十九條 借出的資料使用完畢，要及時(shí)歸還檔案室，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案借閱申請(qǐng)表》上填寫歸還時(shí)間并由借閱人簽字確認(rèn)，驗(yàn)收無誤，及時(shí)入庫。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時(shí)報(bào)告。

第八節(jié) 檔案室管理規(guī)定

第三十條 檔案室實(shí)行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。第三十八條 檔案室內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號(hào)。做到存放有序，查找有據(jù)。第二十一條 要愛護(hù)檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時(shí)，要及時(shí)修補(bǔ)。

第三十二條 要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。

第三十三條 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，禁止存放與檔案無關(guān)的其它物品。

第三十四條 下班前或節(jié)假日，要認(rèn)真檢查，以防事故發(fā)生。離開檔案室時(shí)，要注意關(guān)閉電源、關(guān)鎖門窗。

第三十五條 認(rèn)真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續(xù)。第三十六條 案卷歸還后，及時(shí)放回原處。

第三十七條 每年定期對(duì)室內(nèi)檔案進(jìn)行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。

第九節(jié) 檔案銷毀規(guī)定

第三十八條 需要銷毀檔案資料時(shí)，必須先通過檔案價(jià)值鑒定，無保存價(jià)值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)予以銷毀。

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第三十九條 銷毀時(shí)必須填寫《檔案銷毀審批表》，實(shí)行兩人監(jiān)銷制度進(jìn)行檔案銷毀，經(jīng)檔案銷毀人簽字、監(jiān)毀人簽字、檔案主管部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。

第四十條 嚴(yán)禁將銷毀檔案轉(zhuǎn)做其它用途。第四十一條 檔案銷毀清冊(cè)需歸檔，并長期保存。

第四十二條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行，解釋權(quán)歸公司行政部。

公司檔案分類試行規(guī)則

1、圖紙

1.01設(shè)備類圖紙 1.02基建類圖紙 1.03其他圖紙

2、合同

2.01銷售類合同 2.02采購類合同 2.03其他

3、實(shí)物

3.01獎(jiǎng)牌（杯、匾等）3.02證書（資質(zhì)等）3.03 印章

4、文書類 4.01政府 4.02公司

5、說明書/合格證 5.01 說明書 5.02 合格證 5.03 檢驗(yàn)報(bào)告

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