一、目的：

為準確理解客戶要求,對每份合同和訂單進行評審,確保合同的有效履行和滿足客戶要求，特制定本制度。

二、適用范圍

適用于營銷中心所屬各銷售部和銷售管理部所有產品的合同和訂單的評審。

三、職責

1、營銷管理部：負責組織合同和訂單的評審。

2、各銷售部經理：負責合同評審的填寫。

3、營銷中心總經理：負責合同評審的審核和一般合同評審的審批。

4、合同管理員：負責合同評審記錄和合同保存，并跟進合同評審后的執(zhí)行。

5、總經理：負責重大合同和特殊合同評審的審批。

6、各相關部門：負責參與合同評審，并對合同中涉及到本部門職責范圍內的工作負責。

四、定義

合同評審是指：接到客戶訂單以后，為了確認能夠保質保量地完成訂單，對生產能力和物料進行確認，消除生產過程中的不確定因素，避免因生產過程中出現解決不了的問題而影響產品質量和交貨時間的一項活動。

五、合同評審的相關規(guī)定及流程

1、合同評審的分類：

a、口頭訂單或電話通知訂單。

b、一般合同：有書面合同、傳真。

c、特殊合同: 指根據客戶的要求，產品需進行更改或需設計、開發(fā)的新產品。

d、重大合同：指承包線合同或單次外賣金額在50萬以上的銷售合同。

2、合同評審的時機：

在客戶意向達成后或草案簽訂之后，正式合同文本簽訂之前。

3、合同評審的內容：

3.1、產品的名稱、規(guī)格型號、技術及質量要求以及客戶的特殊要求是否已明確。

3.2、數量、交貨日期、價格、交付方式、結算方式、爭端處理應有明確的文字說明并已理解

3.3、對合同附件，如客戶的特殊要求、有關標準、生產條件、技術能力能否滿足合同要求進行評審。

3.4、對客戶提出的質量管理體系的要求應進行評審，并滿足其要求。

3.5、合同應符合法律、法規(guī)和有關政策的規(guī)定。

3.6、必須滿足客的戶所有要求，同時對任何與客戶要求不一致的地方要求得到解決。

4、合同評審的方法：

4.1、口頭訂單或電話訂單的評審：

口頭合同或電話訂單由銷售部業(yè)務員直接填寫《客戶訂貨電話記錄》，明確產品名稱、規(guī)格、數量、價格、包裝要求、質量及交貨期要求，交各銷售部經理簽字，作為合同評審的依據。

4.2、一般合同的評審：

對于一般國內客戶，由各銷售部經理與生產部經理（或生產廠長）直接進行合同評審，主要評審產

品的生產能力、檢驗標準、交貨日期等是否能夠滿足客戶要求。在確保能夠滿足顧客要求的前提下，將評審結果記錄在《銷售合同評審表》里，評審通過后，交營銷中心總經理確認簽署意見后即可生效。

4.3、特殊合同及重大合同的評審：

4.3.1、國外及國內特殊合同、重大合同的評審須由各銷售部經理組織計劃、采購、工程中心、財務等

相關部門負責人以會議的形式進行評審，對顧客的特殊要求在評審過程中進行討論，商定措施，合同評審同意后，由參加會議人員在評審表上簽字，并由銷售部組織人員填寫《銷售合同評審記錄》匯總各部門會審意見后交營銷中心總經理簽署意見，并報總經理批準實施，確保在規(guī)定的期限內達到顧客的期望。

4.3.2、如銷售部業(yè)務員遇到屬新產品或老產品需改變結構、性能等時，先由工程中心參與和客戶商談

技術協(xié)議等，然后按4.3.1條款進行合同評審。

4.4、 合同評審通過后，由各銷售部經理直接將合同的所有要求和參數，以《業(yè)務通知單》的形式通知

到銷售管理部合同管理員，由合同管理員通過k3系統(tǒng)，以《銷售訂單》的形式一份下達給生產計劃、采購部、財務部、質檢部等相關部門。

5、合同變更、修改：

5.1、當顧客在合同簽訂后又提出變更或修改的要求，可與顧客簽訂《合同補充的協(xié)議》；如變更量大，

可重新簽訂合同。

5.2、合同不管是補充還是重簽，均應重新進行合同評審，評審審批后由營銷管理部及時將變更后的要

求傳遞到有關職能部門。

5.3、如因特殊情況延誤交貨期，由各銷售部經理負責將情況與顧客溝通、協(xié)商，請求諒解，并告之變

更后的發(fā)貨時間。

6、合同評審流程圖：

六、相關記錄表格

1、《客戶訂貨電話記錄》——————詳見后附表格 2、《銷售合同評審表》——————詳見后附表格

3、《業(yè)務通知單》——————源自《與顧客有關的過程控制程序》后的附表 4、《合同補充的協(xié)議》——————詳見后附表格

5、《銷售訂單》——————源自《與顧客有關的過程控制程序》后的附表

廣東新勁剛超硬材料有限公司

審 批/日期： 企管部

客戶訂貨電話記錄

銷售合同評審表

業(yè)務通知單

no.:

接單日期:20__年__月x日 客戶：聯(lián)系人及電話：

第一條依據。本公司銷售業(yè)務的事務處理須依照本規(guī)定進行。

第二條目的。本規(guī)定的目的在于明確銷售活動中事務處理的基準及手續(xù)，使其經營得以合理進行。

第三條管轄。銷售業(yè)務則應屬于銷售副總經理的經管領域。

第四條事務范圍。銷售業(yè)務的事務范圍如下：

1.處理銷售方面的事項；

2.從定價、報價到貨款回收為止的一切與銷售有關實務；

3.因銷售而發(fā)生的會計記賬事務；

4.代理店與特許經營店的管理；

5.廣告、宣傳業(yè)務；

6.開發(fā)。

第五條銷售計劃的立案。銷售計劃在策立之前，應先就一般經濟行情的預測和過去的銷售實績的分析、市場調查資料等，拿來與工廠的設備及生產狀況做一對照后再立案。

第六條定價。定價時除對工廠的成本進行調查外，還須參酌其他同業(yè)公司及市場行情，力求確實、妥切。

第七條受理訂貨的合同。受理訂貨的合同，原則上以文書方式，雙方互相交換，如此才能使與顧客訂立的契約內容確實。

第八條嚴格遵守交貨日期。務必嚴格遵守交貨的日期。為達此目的，要不斷與顧客、生產部門和技術部門保持密切聯(lián)系，這樣才能使設計迅速確定。

第九條貨款的回收。務必設法使產品銷售后的貨款順利回收。因此，除了需盡快采取請款手續(xù)外，在貨款收訖之前，必須經常留心其發(fā)展。

第十條統(tǒng)一整理方式。賬簿的記載、傳票資料的發(fā)出及整理，須以互相牽制為根本，在整理方式上必須求其統(tǒng)一與合理化。

第十一條代理店與特許經營店的設置。代理店及特許經營店的設置通常應符合公司遠期規(guī)劃的要求，以銷售產品為主，獲取市場信息為輔。

第十二條廣告、宣傳。廣告、宣傳的目的在于提高公司商譽及產品的知名度，以此喚起需求，幫助銷售計劃的推行與完成。在實施廣告或宣傳時，必須依據統(tǒng)一的計劃，重點實施，使經費能夠最有效的運用。

第十三條產品開發(fā)。開發(fā)新產品時需使顧客認識新產品，并喚起他們的需求，才能擴大銷售管道。另外，對于改良意見須加以統(tǒng)一，對于未來的品項也須進行研究，如此才能鞏固銷售的根基。

第十四條銷售部門的定義。在本規(guī)定中，銷售部門是指國內貿易部（及其下屬的華東部、華南部、西北部和華北部四個分部）和國際貿易部（及其下屬的歐洲部、美洲部、亞洲部和非洲部四個分部）。

第十五條銷售計劃的制定。銷售副總經理需依據本規(guī)定第五條的內容，與相關部門進行聯(lián)絡、協(xié)議制定銷售計劃。

第十六條定期計劃表。銷售計劃中需定期制定者包括：半年度的訂貨受理及銷售額計劃表，各月份長期銷售額計劃表、半年度的進款計劃表及各月份的進款計劃表。

1.半年度訂貨受理計劃及銷售額計劃表須于每年的1月及7月，依月份及品項種類記載下一年度的訂貨受理及銷售額的預估。

2.月份長期銷售額計劃表內容依照出貨月份、產品種類，記載每6個月期間的銷售預定額。

3.半年度收款計劃表須于每年的1月及7月，依照月份、客戶分別記入下年度的進款預定額。

4.各月份進款計劃表須于每月初將各銷售部門及各戶別的當月進款預估額記入表中。

第十七條資料的提出。部門經理應將上述各項計劃的資料及計劃表按時提交給銷售副總經理。

第十八條資料的調查分析。銷售部門為制定第十六條中的各項計劃，應收集過去的銷售實績、市場動向及其他資料，進行調查與分析。

第十九條舉行會議。銷售副總經理應定期召集銷售部門經理，舉行年度、半年度訂貨受理會議、月份銷售會議及每月收款會議，借由討論來制定銷售計劃。

1.半年度訂貨受理會議于每年的1月及7月上旬召開，會議目的在于審議下年度的訂貨受理計劃的方案。

2.月份銷售會議于每月上旬舉行，目的在于審議銷售計劃的妥當性。

3.每月進款會議于每月上旬舉行，目的在于制定每月的收款計劃，并進行審議。

第二十條預估生產的處理。依據銷售計劃，如有必要進行預估生產的準備時，銷售經理室須發(fā)出生產準備委托書，經由銷售副總經理的裁決后，送交生產部。

第二十一條情報的獲得、報告。銷售部門經理必須依照規(guī)定的要領，不斷的掌握市場動向，其他同業(yè)公司的估價狀況及自己的訂單接獲情況，適時地向銷售副總經理報告。

第二十二條信用調查。銷售部門必須不斷努力掌握顧客的信用狀況。尤其是對于首次交易的對象應特別慎重，如交易涉及重大的應請示銷售副總經理的裁決而后行事。

第二十三條收集、整理各項資料。銷售經理室必須不斷收集產品價格表、庫存品一覽表及其他定價、報價、受理訂貨時的必要資料，設法使其完備，幫助銷售部門的銷售活動得以順利進行。

第二十四條報價。報價分為標準產品的報價與特定產品的報價二種：

1.標準產品的報價是指產品價格表中所列出本公司的標準規(guī)格商品的報價。

2.特定商品的報價是指產品價格表中未列出價格或標準規(guī)格品以外的商品的報價。

石英塑膠地板的基價（包括標準厚度、規(guī)定顏色的產品和非標準厚度、色卡以外顏色的產品）由銷售副總經理提報總經理或董事長裁決。對于長期客戶、進貨量大的客戶，如報價與基價有顯著差異或交易條件特殊、對日后銷售有重大影響者，應由部門經理請示上級裁示后行事。

第二十五條報價的裁決基準。標準產品和特定產品的售價以下列規(guī)定為裁決基準：

1.產品報價在基價下浮15%-20%的.售價，由董事長裁決。

2.產品報價在基價下浮10%-15%的售價，由銷售副總經理裁決。

3.產品報價在基價下浮5%-10%的售價，由銷售部門經理裁決。

第二十六條如果客戶沒有特別指定，通常以本公司所指定的報價表來進行報價。

第二十七條規(guī)格（厚度和顏色）設計。設計說明書必須以基價為基準，進行測算，并促請盡快決定。設計說明書原則上須向技術部門和生產部門預審。

第二十八條銷售合同文本的處理。在受理訂貨時，須依照下列規(guī)定來處理銷售合同文本：

1.在銷售合同號碼上冠以英文字母，以表示產品銷售的國家或地區(qū)。原則上需依照銷售合同來進行。如果是依照訂貨書的話，原則上須填寫訂貨書來代替銷售合同。

2.前項銷售合同文本的交換發(fā)生困難時，也務必設法取得足以證明的文書。

3.銷售合同若由顧客一方做成，則須注意對其記載的內容是否與本公司所提的報價內容相符，并做好詳細的檢核工作。若銷售合同文本由本公司負責制作，由須依照另外所規(guī)定的文本格式為標準。

4.銷售合同文本一概由銷售部門負責保管。因此，銷售部門必須備有合同登記簿，將規(guī)定的內容記入其中。

第二十九條銷售編號的使用區(qū)分。銷售編號的使用區(qū)分，則另行規(guī)定。

第三十條受理訂貨的事務手續(xù)。受理客戶的訂貨時，須依照下列規(guī)定完成事務手續(xù)：

1.銷售部門須及時發(fā)出訂貨的出貨傳票，并依照規(guī)定的順序送交各關系部門。訂貨的出貨傳票，在必要時尚須附上訂貨明細表、訂貨說明、包裝細節(jié)等。

2.出貨傳票的記載事項如有變更，應重新發(fā)出訂正后的出貨傳票。

第三十一條出貨計劃的控制、管理。銷售部門出貨計劃的控制、管理工作，應由銷售經理室來負責。

第三十二條出貨的事務處理。產品出貨的相關事務處理應依據下列規(guī)定來進行：

1.銷售部門在每月月底經由銷售經理室發(fā)出，由技術部、生產部執(zhí)收下個月的出貨預定表，根據此表，銷售部門始可開始著手準備出貨、質量檢測及貨款回收等等相關事宜。

2.如有質量檢測的必要時，銷售部門應填寫質量檢測委托單，委托技術部門進行。

第三十三條不良品的退換等。關于不良品的退換及免收費的交貨品等，遵照另行規(guī)定來進行。

第三十四條銷售合同的變更、解除。有關銷售合同的變更、解除的處理，請依照另行規(guī)定進行。

第三十五條貨款回收的事務處理。銷售貨款的回收事務須依照下列規(guī)定進行：

1.當交貨完畢時，銷售部門須連同出庫單及其他必要資料，寄出請款單，交由銷售經理室依規(guī)定蓋章后，提交給客戶。

2.銷售經理室在收到前項的請款單時，應將內容與訂貨單做成查核檔案后，登錄請款登記簿中，然后送交銷售部門經理認可蓋章后，回復給銷售部門。

3.如顧客沒有特別指定時，請款單則以本公司所規(guī)定的格式為準。銷售部門應準備好請款單的登記簿，詳實記錄。

4.當顧客匯款進來時，銷售部門應填寫傳票，將款項登錄進款通知簿后，交給財務部。

5.財務部為證明已確實收受進款時，應在進款通知薄的收款欄中蓋上負責人員的印章，然后送交銷售部門。

第三十六條收據的處理。如果顧客沒有特別指定，貨款的收據則以本公司規(guī)定的格式為準，在處理時應依據下列規(guī)定進行：

1.收據表格由銷售部門負責制表。

2.收據證明(副本)一律由銷售部門負責保管整理收據分為一式三份，a為收據證明正本，b為顧客付款證明，c為備查副本。

3.銷售人員如果為了收款而須帶著收據前往客戶處時，須先在c聯(lián)上蓋章前往。

4.若因特別情況需要，在收款時必須先交付客戶臨時的收據時，事后須迅速以正式收據換回臨時收據。

第三十七條貨款的催討。如果貨款的回收發(fā)生延遲時，銷售部門應根據公司規(guī)定的方式，發(fā)出催促單，催請客戶繳付貨款。如果貨款的回收拖延過久，在不得已情況下有時必須采取法律途徑來催款。但這種情況，銷售部門應事先照另外的規(guī)定，取得債務的確認書。

第三十八條倒債的處理?？蛻羧粢蚱飘a或其他因素以至貨款回收無望時，此部分的未收款項應視為損失來處理。在這種情況下，除非有特別規(guī)定，否則應事前提出并請示裁決。損失處理的相關事務由財務部負責辦理。

第三十九條賬簿的登記。賬簿的登記一律以傳票為依據。

第四十條傳票的種類。傳票種類可分為下列三種傳票：

1.訂貨的銷貨傳票。

2.訂貨的銷貨修正傳票。

3.應收賬款傳票。

第四十一條訂貨的銷貨傳票。訂貨的銷貨傳票，除了應將訂貨的內容通知技術部門、生產部門外，并得委托技術部門、生產部門著手進行作業(yè)及出貨外，一方面也可作為與各相關部門聯(lián)絡、交接記錄及各項統(tǒng)計的資料。

第四十二條訂貨的銷貨修正傳票。訂貨的銷貨修正傳票則以出貨傳票的記載內容發(fā)生變更時的修正，及訂貨預估金額確定時的通知傳票。

第四十三條應收賬款傳票。銷售部門在收受貨款時，根據應收賬款傳票將收款的明細記錄下來，另外，銷售部門也根據本單將收款手續(xù)及收款額記入相關賬簿中。

第四十四條賬簿的種類。賬簿分為下列三種：

1.訂貨賬本及訂貨補助簿。

2.應收款賬本及賒欠補助簿。

3.收款賬本及收款補助簿(收款通知簿)。賬本、補助簿分別由財務部及銷售部門負責記賬、保管。

第四十五條訂貨賬本。訂貨賬本及補助簿是依照銷售編號順序，記載從受理訂貨到貨款回收為止的一切交易經過。

第四十六條應收款賬本。應收款賬本及補助簿是為了確定客戶間目前的賒欠款所填而設定的，從銷貨開始到收款為止的過程都須記入賬本中。

第四十七條收款賬本。收款賬本及補助簿則是依照銷售編號，記載銷售額的收賬明細，銷售部門與財務部之間同時利用它來通知，回復收款的情況。

第四十八條各種賬本。各種賬本應于每月月底做好對照查核之工作，并由銷售副總經理負責審核。

第四十九條統(tǒng)計及各項調查報告。銷售部門應制作下列統(tǒng)計及調查報告，并作為銷售業(yè)務的經營資料。其中，必須定期制作的，包括收款日報、銷售月報及銷售年報。

1.收款日報必須每天制作，并依照銷售部門類別及收款種類(現金、支票、人民幣、外匯等)記載前一天的收款實績。

2.銷售月報應于每月上旬制作，記載內容包括訂貨、出貨及上個月的收款實績、本月份預定收款及訂貨、賒欠、訂金、傭金、各項應收賬款額明細等。

3.銷售年報于每年1月制作，記載內容包括各銷售部門、專賣店、特許經營店各商品上一年度的訂貨受理、出貨及收款實績等。

第五十條代理合同。本公司產品銷售代理合同(本公司為甲方、代理方為乙方)分為結算價格合同及銷售手續(xù)費（傭金）合同，但以前者結算價格合同為主。

1.所謂買斷價格合同是指乙方從甲方買進產品，然后以乙方銷售渠道銷售給顧客的合同。

2.所謂銷售手續(xù)費（傭金）合同是指乙方作為甲方的代理人，直接銷貨給顧客的合同。

第五十一條代理店的報酬。以結算價格合同為基礎的代理店報酬，則按結算價格與銷售價格之間的差額為基準；以手續(xù)費用（傭金）為基礎的代理店報酬，則依據代理合同書中所規(guī)定的手續(xù)費（傭金）為基準。

第五十二條代理保證金。簽訂代理合同時，代理店應繳納不低于10萬元的代理保證金。

第五十三條在選定代理店時，須就其代理店的經營、營業(yè)狀況、店主的經歷、性格、手腕、信用程度、資產及從業(yè)人員的狀況等做徹底的調查。對于以第一次締結代理店的合同為對象時，通常須以經歷一年以上的特須經營店合同的資格。

第五十四條特許經營店。新締結特許經營店合同者，原則上仍列為特須經營店。

第五十五條特約經營店合同。關于特約經營店的合同可依照代理店的相關規(guī)定進行。但可免除代理保證金一項。

第五十六條代理店、特許經營店的管理。代理店及特許經營店的管理，其目的以希望提高各店的銷售意愿外，為了達成下列四項目的，還須不斷加以指導，接著及監(jiān)督等工作。其規(guī)定如下：

1.依照本公司的銷售計劃，利用標準售價來達成銷售額。

2.設法使貨款回收順利，并依照規(guī)定的付款條件來執(zhí)行。

3.調查市場狀況，在設定委托地區(qū)時須設法避免疏漏，同時須不斷地提供信息給本公司。

4.維持各店的健全經營。

第五十七條會議的召開。每年舉行一次代理店、特許經營店會議，使各店管理得以順利進行。

第五十八條代理店合同的更新。代理合同到期，須重新更換代理店的合同時，應就第五十四條、五十七條的內容及其他情況加以檢查，并以此做為更新合同的資料參考。有時可依上述情況更改代理店合同內容或解約。

第五十九條合同書的保管。代理店、特許經營店的合同書(正本)由銷售經理室負責保管。

第六十條各種賬簿的管理。關于各種賬簿及傳票資料的保存、廢棄，一切皆以本公司的有關規(guī)定進行。

第六十一條報價、合同、交貨等。對客戶的報價、合同、交貨、貨款申請單及收據等資料，原則上以銷售部門及銷售部門經理的名義存檔。但專賣店、特許經營店等方面，只要是在事前經銷售副總經理的認可范圍內，可以專賣店、特許經營店負責人的名義存檔。