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采購檔案管理制度篇一

加強(qiáng)采購部檔案的收集和管理，提高工作效率，全面規(guī)范采購管理體系，制訂本制度。

適用于采購部對內(nèi)部文件及檔案的控制。

3.1采購檔案管人員：負(fù)責(zé)采購部所有文件的整理及歸檔。

3.2采購經(jīng)理：負(fù)責(zé)采購檔案文件調(diào)閱、銷毀等事項的審批。

4.1歸檔內(nèi)容分類

4.1.1采購內(nèi)部文件的歸檔。采購部工作中需存檔的文件，采購訂單、應(yīng)付賬款對賬單、工作計劃、采購計劃、入庫單、退貨單及采購部門相關(guān)管理文件資料。

4.1.2公司其他部門提供的文件歸檔。公司其他部門提供的圖紙、采購申請單、原材料質(zhì)量返饋單等相關(guān)資料。

4.1.3外來或外放文件的歸檔。供應(yīng)商資料、采購合同、報價單、對賬單聯(lián)絡(luò)函或其他與供應(yīng)商有聯(lián)系的文件資料。

4.1.4存儲在電腦或其它介質(zhì)上的資料。采購部的臺賬、電子檔的文件記錄。

4.2檔案保存期限

4.2.1公司內(nèi)部往來文件需保存3年。

4.2.2公司外部往來文件需保存5年。

4.2歸檔要求

4.2.1歸檔文件材料應(yīng)齊全完整，按照文件的自然形成規(guī)律保持文件之間的歷史聯(lián)系及真實(shí)性。

4.2.2所有文檔均要編號，并建立目錄，逐項填寫清楚，書寫工整。

4.2.3所有存檔文件格式統(tǒng)一，而且有相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字或蓋章，是有效文件。

4.2.4采購部檔案要有專人、專位的保管。

4.2.5采購部檔案要分類保管并劃分檔案保管期限。

4.3檔案調(diào)閱

4.3.1需查閱或借閱采購部文件時，需向采購部領(lǐng)導(dǎo)匯報，得到批準(zhǔn)后借閱，查閱保密文件時，需履行審批手續(xù)，得到采購領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。

4.3.2查閱檔案人員要求嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得泄露。

4.3.3查閱檔案應(yīng)當(dāng)日歸還;摘抄和復(fù)制檔案資料需經(jīng)采購經(jīng)理批準(zhǔn)，檔案原件不得借出公司外部，如特殊情況借出，必須經(jīng)理采購經(jīng)理審批簽字。

4.3.4采購檔案管理人員，要及時收取借閱的檔案，避免遺失。

4.4、檔案銷毀

4.4.1采購檔案保管期限已滿或已失效，需要銷毀時由采購部檔案管理人員提出銷毀意見，編制銷毀清單，該清單永久保存。

4.4.2辦理銷毀手續(xù)，必須經(jīng)由采購經(jīng)理批準(zhǔn)備，方能銷毀。

4.4.3采購檔案保管期已滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)和合同文件，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行建立檔案，由檔案管理人員保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)和合同改造完畢為止。

采購檔案管理制度篇二

為了保證政府采購的事后監(jiān)督，記錄政府采購活動情況全過程，切實(shí)做好政府采購資料檔案管理工作，制定本制度。

政府采購項目每項采購活動的采購文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限從采購結(jié)束之日起至少保存十五年。

申請報告

評審報告

固定資產(chǎn)審批表

政府采購項目申報審批表

委托代理協(xié)議

招標(biāo)文件

紀(jì)檢委監(jiān)察局執(zhí)法監(jiān)察室告知函

紀(jì)檢委監(jiān)察室出具項目審查表

供應(yīng)商行賄犯罪檔案查詢函

檢察機(jī)關(guān)查詢行賄犯罪檔案結(jié)果告知函

抽取專家名單

評標(biāo)報告

合同

采購項目結(jié)束后，政府采購管理股負(fù)責(zé)對采購檔案進(jìn)行歸檔。

(一)封面、封底紙張由局檔案室統(tǒng)一提供;

(二)統(tǒng)一規(guī)范歸檔資料的內(nèi)容和格式;

(三)編寫檔案總目錄，便于查閱;

(四)檔案按照年度、季度編號順序進(jìn)行組卷，卷內(nèi)檔案材料按照政府采購工作流程的順序排列;

(五)裝訂后移交檔案室統(tǒng)一保管。

采購檔案管理制度篇三

第一條 為加強(qiáng)政府采購項目檔案管理，有效保護(hù)和利用政府采購項目檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》、《青島市檔案管理條例》和《青島市政府采購工作流程管理暫行規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于青島市政府采購項目檔案的收集、整理、移交和管理等。

第三條 政府采購項目檔案是指在政府采購活動過程中形成的文字材料、圖紙、圖表及聲象資料等，包括紙質(zhì)、磁盤、光盤等不同媒質(zhì)載體的各類記錄。

第四條 各級政府采購監(jiān)督管理部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本級政府采購項目檔案管理工作。

第五條 政府采購項目檔案資料具體包括：

(一)項目開標(biāo)前文件材料

1.政府采購預(yù)算及計劃、采購預(yù)算追加及調(diào)整的資料;

2.采購方式審批、采購文件論證或預(yù)審等材料;

3.政府采購項目的采購委托代理協(xié)議書;

4.采購公告(包括招標(biāo)采購信息預(yù)告、變更公告以及邀請招標(biāo)資格預(yù)審公告等);

5.招標(biāo)文件(含公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源、詢價采購方式，下同)及對其進(jìn)行必要澄清、修改的文件或情況說明;

6.供應(yīng)商領(lǐng)取招標(biāo)文件的記錄(包括潛在投標(biāo)人不足三家的情況記錄);

7.對投標(biāo)或被邀請供應(yīng)商資格預(yù)審的審查情況。

8.其他報批手續(xù)材料。

(二)項目開標(biāo)文件材料

1.投標(biāo)文件(含公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源、詢價五種方式，下同)及其補(bǔ)充、修改或撤回的記錄;

2.投標(biāo)文件遞交記錄;

3.參加開標(biāo)的招標(biāo)人、專家、供應(yīng)商及監(jiān)督人員簽到名單;

4.開標(biāo)一覽表;

5.文件密封情況、開標(biāo)現(xiàn)場過程及開標(biāo)結(jié)果的公證文書;

(三)項目評審文件資料

1.評審專家抽取記錄及名單;

2.評審委員會工作文件和有關(guān)資料，包括評審委員會主任或評審小組組長的推選結(jié)果、評審辦法、評審細(xì)則、評審紀(jì)律等;

3.評委的評審記錄、評分表、評分匯總表;

4.評審報告、中標(biāo)(成交)候選供應(yīng)商排序表;

5.項目廢標(biāo)報告或開標(biāo)現(xiàn)場采購方式變更申請、審批材料;

(四)項目中標(biāo)(成交)和履約文件資料

1.采購結(jié)果公告記錄;

2.中標(biāo)(成交)通知書;

3.依法變更采購結(jié)果的記錄;

4.項目合同的簽訂、補(bǔ)充、修改、中止或終止執(zhí)行材料，項目合同的履約驗(yàn)收材料;

5.資金撥付申請、結(jié)算付款等財務(wù)會計文件材料;

(五)其它文件材料

1.供應(yīng)商質(zhì)疑材料、處理過程記錄及答復(fù);

2.供應(yīng)商投訴書、投訴處理有關(guān)文書、投訴處理決定;

3.其它與采購項目相關(guān)的需要存檔的資料。

上述(一)中1、政府采購預(yù)算及計劃、采購預(yù)算追加及調(diào)整的資料，由采購人負(fù)責(zé)收集、整理;其他所有政府采購項目檔案資料由政府采購代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、整理。

第六條 政府采購代理機(jī)構(gòu)在項目驗(yàn)收結(jié)束之日起15日內(nèi)，按照歸檔內(nèi)容要求，完成政府采購項目檔案資料的收集、整理、立卷和裝訂工作。

第七條 政府采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將其所整理的政府采購項目檔案資料區(qū)分正本和副本，正本交采購人保管，副本或部分復(fù)印件資料由政府采購代理機(jī)構(gòu)保管。

第八條 政府采購代理機(jī)構(gòu)在每季度的最后一個月下旬，將所有整理完好的政府采購項目檔案副本送同級政府采購監(jiān)督管理部門備查。

第九條 采購人和政府采購代理機(jī)構(gòu)，應(yīng)將政府采購項目檔案納入本單位檔案管理體系，指定專人負(fù)責(zé)，確保其安全完整、真實(shí)齊全、存放有序、查閱方便。

第十條 政府采購項目檔案的保存期限為自政府采購項目結(jié)束之日起至少十五年。對于在較長時期內(nèi)有查考利用價值的重大政府采購項目檔案資料，采購單位可根據(jù)需要永久保存。

第十一條 采購人和政府采購代理機(jī)構(gòu)，應(yīng)對政府采購項目檔案的利用權(quán)限做出明確規(guī)定，建立檔案借閱、復(fù)制登記簿，健全檔案利用審批、登記手續(xù)。

第十二條 政府采購項目檔案主要供政府采購當(dāng)事人和政府采購監(jiān)管部門使用。上級單位、監(jiān)察機(jī)關(guān)、審計機(jī)關(guān)、法院和檢察院因工作或辦案需要可以查閱政府采購項目檔案。

第十三條 政府采購項目檔案管理人員和利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理有關(guān)規(guī)章制度，任何部門、單位和個人不得抽取、篡改、損毀、偽造檔案。

第十四條 對保管期限已滿的政府采購檔案，應(yīng)由政府采購項目檔案保管單位分管領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員組成鑒定小組，逐卷審查、鑒定，提出存毀意見。

第十五條 對確無保存價值的政府采購項目檔案，應(yīng)清點(diǎn)核對，登記造冊，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并報同級政府采購監(jiān)管理部門備案后銷毀。

第十六條 銷毀政府采購項目檔案，應(yīng)指定兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密。政府采購項目檔案銷毀后應(yīng)寫出銷毀報告，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。銷毀報告和銷毀清冊應(yīng)立卷歸檔，并永久保存。

第十七條 政府采購項目檔案管理人員調(diào)動工作時，應(yīng)在離職前辦理好檔案交接手續(xù)。

第十八條 政府采購代理機(jī)構(gòu)被終止代理資格或被解散，其負(fù)責(zé)管理的政府采購項目檔案全部移交至同級政府采購監(jiān)督管理部門，并辦理交接手續(xù)。

第十九條 本辦法由青島市財政局負(fù)責(zé)解釋。

第二十條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行

采購檔案管理制度篇四

第一條為加強(qiáng)政府采購檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國政府采購法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工作實(shí)際，制定本制度。

第二條本制度所稱的檔案，是指開展政府采購業(yè)務(wù)時(包括集中和分散)，根據(jù)法律規(guī)定，必須保存的有關(guān)文件、圖表、聲像等不同形式的各種記錄。檔案資料除特殊情況外均要求為原件。

第三條政府集中采購應(yīng)歸檔的基本資料有：

(一)領(lǐng)導(dǎo)批示、政府投資計劃;

(二)采購申請;

(三)采購方式批復(fù)書;

(四)招標(biāo)文件和投標(biāo)文件;

(五)在財政部門指定的新聞媒體或網(wǎng)站發(fā)布的招標(biāo)公告;

(六)評委抽取登記表

(七)供應(yīng)商投標(biāo)情況登記表;

(八)評標(biāo)委員會及監(jiān)督人員(競爭性談判小組，詢價小組)簽到表;

(九)評標(biāo)專家及監(jiān)督人員簽字確認(rèn)的評標(biāo)報告(內(nèi)容包括：評標(biāo)時間、評標(biāo)地點(diǎn)、評標(biāo)程序、評標(biāo)結(jié)果、評委打分表、商務(wù)、符合性、技術(shù)審查表、評審專家質(zhì)疑表;

(十)在財政部門指定的新聞媒體或網(wǎng)站發(fā)布的中標(biāo)公示;

(十一)中標(biāo)(成交)通知書和未中標(biāo)(成交)通知書;

(十二)政府采購合同;

(十三)驗(yàn)收單或驗(yàn)收報告、文件;

(十四)書面詢問或質(zhì)疑和詢問答復(fù)、質(zhì)疑處理決定;

(十五)歷次資金支付申請書;

(十六)其它應(yīng)保存的有關(guān)資料。

第四條政府采購檔案管理人員，應(yīng)注意采購活動資料的收集與整理，要認(rèn)真核對資料是否齊全，避免出現(xiàn)資料遺失漏報現(xiàn)象。每一個采購項目結(jié)束后，要及時催促采購中心和采購單位將評標(biāo)資料和合同報我辦歸檔。

第五條檔案管理人員要認(rèn)真執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國政府采購法》及本制度的有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行政府采購業(yè)務(wù)檔案的歸集和管理。

第六條檔案管理人員應(yīng)建立檔案檢索工具，方便查找;歸檔資料必須按照采購項目歸檔目錄要求，排列順序，填寫清楚;歸檔的項目資料必須齊全完整，案卷質(zhì)量要符合有關(guān)部門制定的案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對資料不全項目，檔案管理人員有權(quán)拒絕接受。

第七條檔案管理人員要完善檔案交接手續(xù)，建立檔案借閱登記簿，保證檔案的完整，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，政府集中采購檔案一律不準(zhǔn)向外借出。

第八條檔案管理人員和借閱人員要樹立保密觀念，自覺遵守保密制度，妥善保管、保存經(jīng)手的檔案資料，嚴(yán)禁失密、泄密和檔案遺失現(xiàn)象的出現(xiàn)。

第九條對于達(dá)到保存期限應(yīng)于銷毀的檔案，檔案管理人員要進(jìn)行認(rèn)真的鑒定，無誤后提出銷毀意見，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀;銷毀的檔案必須登記造冊，采用粉碎或焚燒的方式進(jìn)行。

采購檔案管理制度篇五

公司為進(jìn)一步規(guī)范銷售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)銷售合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。

一、制度

所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的各種來往合同、協(xié)議、訂單、確認(rèn)書、價格變動函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內(nèi)貿(mào)、外貿(mào)）。

二、公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營過程中，收取相應(yīng)客戶的資質(zhì)、往來的調(diào)查表等，也屬本管理制度的歸檔文件。

三、合同檔案管理原則

1、公司經(jīng)營產(chǎn)品的采購、銷售均須訂立合同。

2、業(yè)務(wù)合同歸檔、保管、建立檔案，由銷售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

3、銷售部指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有銷售業(yè)務(wù)合同文檔。

四、合同章管理原則

1、公司統(tǒng)一發(fā)放合同章，屬銷售業(yè)務(wù)使用的合同章發(fā)放到銷售部。

2、業(yè)務(wù)合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其余均由指定人員保管。

3、各業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)人員用章時應(yīng)填寫用章登記表，并附上用章的文本原件或復(fù)印件，交由銷售部經(jīng)理簽字后方可使用。若因工作需要帶合同章外出時，須辦借用手續(xù)，使用完畢后即行交回。

五、合同文檔的管理要求

1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號”規(guī)定進(jìn)行分類編號。

2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理并追究相關(guān)人員責(zé)任。

3、合同管理人員要加強(qiáng)對合同檔案的登計、監(jiān)督工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單。

4、合同檔案管理人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制合同檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

5、各業(yè)務(wù)員可查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可辦理借閱手續(xù)，合同原件無特殊情況不得外借。

五、附則：

1、本制度自審批通過之日起實(shí)施。

2、本制度由銷售部負(fù)責(zé)解釋。

六、附件：《合同檔案登記表》

采購檔案管理制度篇六

招標(biāo)過程中所有的文字資料（含電子資料）、視頻資料都是檔案資料的組成部分，在項目完成后都必須整理歸檔。公司設(shè)立檔案室和檔案管理員，公司所有項目（含分公司項目）都必須統(tǒng)一歸檔，分公司項目除未中標(biāo)人投標(biāo)文件在分公司就地保管外，其余檔案必須由總公司統(tǒng)一歸檔管理。分公司撤銷時，未到期的未中標(biāo)投標(biāo)文件必須統(tǒng)一交到總公司檔案室，才能辦理撤銷手續(xù)。各分公司應(yīng)對自行保管的檔案參照總公司的要求妥善保管，總公司將不定期的對各分公司保管的檔案進(jìn)行抽查。

總公司項目，在項目分成前必須完成檔案資料的歸檔。分公司項目在簽發(fā)中標(biāo)通知書前必須完成除中標(biāo)通知書外的所有檔案資料的歸檔，在下個項目資料歸檔前將該項目的中標(biāo)通知書歸檔。有總公司外派人員的分公司，該外派人員兼任分公司檔案管理員，分公司檔案管理員應(yīng)督促分公司及時將應(yīng)由總公司統(tǒng)一管理的檔案包括電子資料及時交回總公司。

監(jiān)管機(jī)構(gòu)資料備案時間：

1、電子資料

電子資料文件夾格式為“項目編號+項目名稱”（如：hnzk-11368湖南省耒宜高速公路管理處“職工之家”房建工程施工招標(biāo)），所有與本項目有關(guān)的電子資料（包括但不限于公告、資格預(yù)審文件、招標(biāo)文件、補(bǔ)充文件、資格審查報告、評標(biāo)報告、中標(biāo)候選人公示、中標(biāo)通知書 、投標(biāo)文件等）都拷貝到該文件夾下，在資料歸檔前上傳到公司ftp網(wǎng)站（操作方法詳見《公司電子檔案歸檔指南》），正式歸檔前由檔案管理員查看后才能辦理歸檔手續(xù)。中央投資項目，資料應(yīng)上傳中央投資項目管理網(wǎng)站，經(jīng)公司資質(zhì)管理人員審核確認(rèn)后才能辦理歸檔手續(xù)。

2、除未中標(biāo)人投標(biāo)文件外的所有檔案資料，資料整理時應(yīng)注意按過程順序整理，特別是招標(biāo)過程比較復(fù)雜的項目。

2.1檔案盒：除未中標(biāo)人投標(biāo)文件外的所有檔案資料必須裝入專用檔案盒，檔案盒盒脊上貼上相應(yīng)的標(biāo)簽，保存期限為15年。

2.2湖南省政府采購項目檔案資料檔案盒內(nèi)應(yīng)設(shè)盒內(nèi)目錄不裝訂，單獨(dú)裝訂成冊的資料首頁設(shè)冊目錄，標(biāo)注冊內(nèi)編碼（用號碼機(jī)編碼），檔案盒內(nèi)資料一般包括如下資料：

2.2.1盒內(nèi)目錄

2.2.2備案資料

2.2.3招標(biāo)文件

2.2.4投標(biāo)文件正本

2.2.5中標(biāo)通知書

2.2.6資料移交登記表

2.2.7客戶反饋意見表

2.2.8其它資料

成冊的資料要求膠裝（中標(biāo)通知書、資料移交登記表、客戶反饋意見表不裝訂）。

公開招標(biāo)采購歸檔盒內(nèi)目錄：

邀請招標(biāo)采購歸檔盒內(nèi)目錄：

采購檔案管理制度篇七

設(shè)立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進(jìn)行存放、保管，并指派專人負(fù)責(zé)，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保守檔案機(jī)密，任何人不得擅自進(jìn)入檔案室，以保證維護(hù)檔案的完整性和安全性。

檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應(yīng)科學(xué)合理，便于查找。在排列上架時，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

對照片、光盤、u盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。

檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。

檔案室在接收同級別人事檔案托管機(jī)構(gòu)或企業(yè)移交的檔案后，應(yīng)對移交檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，確保后續(xù)托管業(yè)務(wù)能順利開展。

確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議，做好編目工作，并及時入庫并及時完成檔案匯總統(tǒng)計、登記電子檔工作。

各類外借檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。

定期對庫房檔案進(jìn)行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質(zhì)的檔案要及時進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。

采購檔案管理制度篇八

一、檔案科所有工作人員都有保護(hù)檔案義務(wù)，檔案屬于涉及托管人員隱私，未經(jīng)許可不得外借、外傳。

二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫《檔案借（查）閱申請單》

三、個人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人，經(jīng)過相關(guān)審批流程后方可借閱。

四、外單位來人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借（查）閱申請單》并經(jīng)科長簽字批準(zhǔn)，方可查閱。

五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、拆開、調(diào)換、污損文件或在文件上圈點(diǎn)、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。

七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷毀等，應(yīng)立即知會辦公室進(jìn)行處置。

八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案，要及時做好催還工作。

九、借出和歸還檔案時，應(yīng)做好清點(diǎn)手續(xù)，由檔案管理員與借閱者當(dāng)面核對清楚。

采購檔案管理制度篇九

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。

一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進(jìn)行管理。

五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

六、文件資料檔案的保管、查閱。

1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記，注清查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。

八、對于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。

采購檔案管理制度篇十

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計等工作，特制定本制度。

適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

3.1 文件資料的收集

3.1.1 收集范圍

凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項：

3.1.1.1 上級來文

(1) 上級機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件;

(2) 上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。

3.1.1.2公司文件材料

(1) 會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等;

(2) 公司發(fā)布(包括轉(zhuǎn)發(fā))的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿;

(3) 公司的請示與上級批復(fù)文件，下級單位的請示與公司的批復(fù)文件;

(4) 公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報告;

(5) 反映公司業(yè)務(wù)活動和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料;

(6) 公司檢查下級單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料;

(7) 公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料(包括計算機(jī)盤片等)、財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;

(8) 公司黨、團(tuán)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料;

(9) 公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動中形成的重要信件、電報、電話記錄;從外單位帶回公司有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料;

(10)公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項目的科技文件材料;

(11)公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料;

(12)公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽(yù)獎勵證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

(13)公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料;

(14)公司干部任免(包括備案)、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、黨員、團(tuán)員、干部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎懲等文件材料;

(15)公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)組織介紹信及存根;

(16)公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊;

(17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;

(18)公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料;

(19)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等;

(20)各種普查工作中形成的文件材料。

3.1.2 收集中應(yīng)注意的問題

3.1.2.1 公務(wù)電報要同其他文件材料一起收集立卷。

3.1.2.2 正文和附件要同時收集。

3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。

3.1.2.4 作者、時間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘缺的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補(bǔ)充完整后再立卷歸檔。

3.1.2.5 有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見的文件處理單，應(yīng)隨文件一起存檔。

3.1.2.6 有請示無批復(fù)的文件，應(yīng)當(dāng)查明原因，采取補(bǔ)救措施補(bǔ)齊，沒有書面文件的，應(yīng)注明情況，并加蓋公章。

3.1.2.7 用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿，應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。

3.1.2.8 經(jīng)多方查找，證明確實(shí)已丟失的文件，應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。

3.2 立卷歸檔

3.2.1 公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

3.2.2 文件材料的分類

應(yīng)先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據(jù)事先編好的立卷類目，從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進(jìn)行分門別類。

3.2.3 立卷分工

3.2.3.1 各單位形成的文件，自行立卷;

3.2.3.2 下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷;

3.2.3.3 上級單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷;非專業(yè)性文件，由辦公室立卷。

3.2.4 歸檔

3.2.4.1 各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統(tǒng)一存檔(人事檔案、財務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負(fù)責(zé)管理)。

3.2.4.2 各種文件、資料，按一定的特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件目錄。

3.2.4.3 不同價值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷。

3.2.4.4 卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。

3.3 檔案保管

3.3.1 檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

3.3.2 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

3.3.3 底圖入庫要認(rèn)真檢查，平放或卷放。

3.3.4 庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補(bǔ)或復(fù)制。

3.4 檔案借閱

3.4.1 借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

3.4.2 借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。

3.4.3 借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。

3.4.4 歸還檔案時，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。

3.4.5 凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。

3.4.6 底圖一般不予外借。

3.5 檔案銷毀

對于過期并失去保存價值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。

3.6 檔案統(tǒng)計

3.6.1 銷毀秘密公文，應(yīng)進(jìn)行登記，有2人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。

3.6.2 要及時對檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計。

3.6.3 除按上級主管部門的要求及時填報統(tǒng)計資料外，還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計的基礎(chǔ)工作。

3.6.4 統(tǒng)計數(shù)字要準(zhǔn)確真實(shí)。

3.6.5 對永久、長期、短期保存的文件資料分別進(jìn)行統(tǒng)計，以便反映檔案的不同價值和庫存發(fā)展趨勢。

3.7 檔案保密

3.7.1 檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。

3.7.2 不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。

3.7.3 檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場所。

采購檔案管理制度篇十一

集團(tuán)的各項檔案資料是集團(tuán)行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范集團(tuán)檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

1、凡集團(tuán)總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向集團(tuán)行政人事部提交備份，從而保證集團(tuán)行政部作為集團(tuán)檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實(shí)性。

2、集團(tuán)總部行政人事部負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理、文書立卷的工作，并對各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項工作。

1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。

2、公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料;

4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等)

5、政府、項目批文、合同;

6、公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等);

7、工程進(jìn)度計劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙;

8、各分子公司及集團(tuán)總部各部門年度工作計劃及資金計劃;

9、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);

10、公司有效證照、證件、印章;

11、具有法律效力及保存價值的文件;

12、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;

13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;

14、集團(tuán)、各分子公司獲得的社會榮譽(yù)資料;

15、其他有必要?dú)w檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

1、集團(tuán)行政人事部應(yīng)即時做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團(tuán)行政人事部提交備份。

2、集團(tuán)各部門應(yīng)及時向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各分子必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。

3、各分子公司向集團(tuán)行政人事部提交備份檔案時，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。

4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：

(1)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

(2)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應(yīng)全在一立卷。

(3)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

(4)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的'右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。

(5)按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

(6)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

2、確定集團(tuán)檔案保管期限的原則

(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。

(2)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

(3)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機(jī)密二級。檔案的密級由檔案提交人提議， 行政人事部經(jīng)理核定密級。

2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室;有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)及副總以上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

1、各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱。

2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn)。

3、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷。

4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn)。

5、有密級的檔案調(diào)閱、復(fù)制時均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。

8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

1、 所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。

2、各分子公司辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責(zé)任人。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進(jìn)行如實(shí)登記;各電腦檔案管理責(zé)任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進(jìn)行檢查。

1、集團(tuán)行政人事部定期對所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

2、檔案鑒定工作由集團(tuán)行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見。

3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后，方可銷毀。

4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

1、集團(tuán)各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團(tuán)內(nèi)通報批評。

2、集團(tuán)所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政部經(jīng)理)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評;如造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任。

3、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。

4、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應(yīng)立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。

5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款，直至依法追究法律責(zé)任。

6、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第七條，不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款。

1、本制度自2007年9月1日生效。

2、本制度由集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)解釋。

3、各子公司應(yīng)根據(jù)本制度，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定具體實(shí)施細(xì)則。

4、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本制度為準(zhǔn)。

采購檔案管理制度篇十二

一、 為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。

二、 歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

四、 檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、 資料的收集與整理

1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

3. 凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。

4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

六、 資料的分類與歸檔

1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、 檔案的借閱

1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3. 公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時

采購檔案管理制度篇十三

一、必須設(shè)有專門庫房或?qū)９駥Ω黝悪n案進(jìn)行保管。

二、檔案庫房是機(jī)要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進(jìn)入檔案庫房。

三、庫房要保持清潔和相對溫濕度，以利檔案保管。同時做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。

四、庫房內(nèi)除密集架、檔案裝具和調(diào)卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無關(guān)的物品，檔案裝具排放，應(yīng)做到整齊劃一，符合通風(fēng)、防塵要求。

五、根據(jù)檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專用設(shè)備，并定期保養(yǎng)，使庫房環(huán)境處于良好狀態(tài)。溫度基本保持在14—24℃，相對濕度40%—60%之間的規(guī)定要求。

六、檔案室要防止陽光直射，庫房照明光源應(yīng)用白熾燈；檔案室不應(yīng)靠近易燃易爆和散發(fā)有污染腐蝕氣體的場所。

七、檔案管理人員必須每季度對庫房內(nèi)的檔案進(jìn)行核對，做到帳物相符。

八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專人負(fù)責(zé)保管，不得丟失。

采購檔案管理制度篇十四

歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，各項簽字手續(xù)完備。

歸檔的文件必須字跡清楚、工整、紙張及文件格式負(fù)荷規(guī)范要求，書寫材料要適合長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水及熱敏紙。

歸檔文件應(yīng)為原件。

科技成果鑒定、基建工程驗(yàn)收必須保存檔案的完整性。文件材料不完整、不系統(tǒng)的不能通過鑒定、驗(yàn)收。

移交單位在正式移交前應(yīng)對移交的文件材料進(jìn)行組卷并編制移交目錄，雙方履行簽字手續(xù)

采購檔案管理制度篇十五

搞好檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用，為各項工作服務(wù)，是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，也是維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌的一項重要工作。

（一）教育學(xué)會的檔案由學(xué)會指定專人保管。除此之外的檔案，如文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案等，由檔案室統(tǒng)一歸檔保存。

（二）凡是本單位工作活動中辦理完畢的具有保存價值的各種材料均應(yīng)歸檔。第一次歸檔時間為6月底7月初，第二次為12月至次年1月。

（三）檔案室保存的主要檔案目錄：

1、單位的工作計劃、工作總結(jié)。

2、單位的重要會議記錄。

3、重點(diǎn)調(diào)研活動的總結(jié)或調(diào)研報告。

4、綜合性教研活動、教改實(shí)驗(yàn)、課題研究的材料。

5、各類培訓(xùn)方案。

6、較重要的評選活動材料。

7、學(xué)期、學(xué)年個人總結(jié)考核表。

8、各類獲獎資料。

9、本單位人員情況資料。

10、各校和全縣學(xué)生學(xué)業(yè)成績統(tǒng)計資料。

11、上級指導(dǎo)性公文。

12、本單位其它重要公文。

（四）、借閱檔案時，不得在案卷上涂劃、刪改、剪插；外單位人員借閱檔案須憑介紹信經(jīng)辦公室主任或單位領(lǐng)導(dǎo)同意。案卷一般不得帶出查案室。

采購檔案管理制度篇十六

檔案工作人員要有高度責(zé)任心。在檔案管理工作中，嚴(yán)格遵守以下制度：

為了將本單位檔案完整齊全地收集、保管起來，建立起內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館、室藏結(jié)構(gòu)，更好地為單位業(yè)務(wù)工作和其他工作服務(wù)，制定本制度。

（一）歸檔范圍

凡是反映本單位工作或業(yè)務(wù)活動以及其他具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料，均屬歸檔之范圍。

1、上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并需執(zhí)行的文件，普發(fā)的非主管業(yè)務(wù)但需執(zhí)行的法規(guī)性文件，上級召開的需貫徹執(zhí)行的會議主要文件以及上級領(lǐng)導(dǎo)針對本單位的重要講話、指示等。

2、本單位黨、政、工、團(tuán)、人事、財會、保衛(wèi)、基建和業(yè)務(wù)（經(jīng)濟(jì)）、科技等工作以及各內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的有查考、利用價值的文件材料。

3、同級單位和非隸屬單位制發(fā)需要執(zhí)行，業(yè)務(wù)或工作聯(lián)系密切以及檢查本單位工作制發(fā)或形成的主要文件。

4、直屬下級單位報送的重要的工作計劃、總結(jié)、請示、干部任免、典型材料、統(tǒng)計報表和法規(guī)性備案文件材料。

5、本單位重要活動，重大事件以及專門業(yè)務(wù)形成的文字材料、照片、音像等。

6、單位和個人其他有重要保存價值的文件、資料、圖書、實(shí)物等。

（二）歸檔時間

需要?dú)w檔的文件材料，一般按年度進(jìn)行整理、歸檔。即須在當(dāng)年上半年內(nèi)，將上一年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各種載體的文件、材料，按照規(guī)定，收集齊全，整理立卷，再由檔案人員進(jìn)行規(guī)范整理和實(shí)行集中保管。

對于專業(yè)方面的專門文件、特殊載體的文件如基建檔案等，可以適當(dāng)延長收集歸檔時間，但也要在辦理完畢后及時收集、整理、歸檔。

（三）檔的基本要求

1、歸檔進(jìn)室的文件材料須齊全、完整、準(zhǔn)確，即每年需歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)等，不得殘缺不齊。

2、歸檔進(jìn)室的文件材料應(yīng)系統(tǒng)、條理、規(guī)范，即符合文件的自然形成規(guī)律，保管期限區(qū)分準(zhǔn)確、分類科學(xué)、組卷合理，卷內(nèi)文件排列有序、條理清楚。

3、歸檔進(jìn)室的案卷技術(shù)加工符合要求，即案卷封面填寫內(nèi)容齊全準(zhǔn)確，格式規(guī)范，統(tǒng)一打??；案卷裝訂整齊美觀，案卷排列及編號符合規(guī)定。

4、機(jī)關(guān)單位發(fā)文應(yīng)普遍建立“兩套制”；機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及撤銷單位的檔案都要按照國家規(guī)定，定期向區(qū)檔案館移交。

檔案是黨和國家的寶貴財富，為維護(hù)檔案的完整與安全，制定本制度。

（一）根據(jù)保存檔案的數(shù)量，必須設(shè)置使用的專門檔案庫房、檔案柜和檔案用具。庫房要堅固、安全、適用，并有防盜、防塵、防高溫、防火、防潮、防強(qiáng)光、防鼠、防蟲等設(shè)施。

（二）注重采用科學(xué)的現(xiàn)代化的檔案保管，利用高技術(shù)手段、管理方法和設(shè)施設(shè)備，上等級和有條件的應(yīng)配備去濕機(jī)、空調(diào)和微機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，努力延長檔案的使用壽命，保證檔案的安全保存和更好利用。

（三）接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)，對接收和移出的檔案要及時登記和統(tǒng)計，并進(jìn)行規(guī)范化整理，保證檔案完整、系統(tǒng)。

（四）做好檔案庫房管理工作，保證庫房內(nèi)檔案柜架和檔案排放、編號合理有序，便于保管和利用，嚴(yán)禁吸煙和存放易燃、易爆物品及其它雜物。

（五）保證庫房內(nèi)溫濕度符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)（溫度14－24℃，濕度45－65％）。

（六）對保管的檔案要每年進(jìn)行一次小檢查，年終進(jìn)行一次大檢查，發(fā)現(xiàn)蟲蛀、霉變、損壞、丟失檔案等現(xiàn)象要及時報告領(lǐng)導(dǎo)，并積極采取措施予以處理。

（七）要定期對庫藏檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，做到帳務(wù)相符，對損壞和模糊不清的檔案要及時搶救和修復(fù)。

做好檔案保密工作，是每個檔案工作者的神圣職責(zé)，為確保黨和國家的安全，制定本制度。

（一）檔案工作人員要努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，學(xué)習(xí)黨的方針政策，增強(qiáng)黨性觀念，在政治上與黨中央保持高度一致。

（二）嚴(yán)格遵守《檔案法》和《保密法》的規(guī)定，做好檔案的安全、保衛(wèi)、保密工作，做到不該說的不說，不該記的不記，不在任何地方和任何人面前談?wù)摍n案中涉及黨和國家機(jī)密的有關(guān)內(nèi)容。

（三）嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查（借）閱制度，對不符合正當(dāng)手續(xù)的利用者，不查檔不借檔。檔案人員不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不允許擅自為自己的親戚朋友提供檔案資料。

（四）工作人員不準(zhǔn)私自將檔案帶出館、室外，不準(zhǔn)帶領(lǐng)非本館、室工作人員入庫房。

（五）工作人員閱卷要堅持隨用隨提，下班時應(yīng)及時入庫，未使用完畢的，可暫入柜或抽屜，嚴(yán)禁堆放在桌面上。

（六）對違犯本制度者，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評教育和行政處分；構(gòu)成失泄密罪的，依法追究刑事責(zé)任。

檔案利用服務(wù)是檔案工作的根本目的，為了做好檔案利用服務(wù)工作，充分發(fā)揮檔案的作用，同時確保檔案的安全，防止檔案的泄密和損壞，制定本制度。

（一）查檔案人員須持本單位介紹信，注明查檔人身份，查檔范圍和目的，方予接待；利用已開放的檔案，持身份證即可。

（二）查閱機(jī)密檔案和重要檔案，必須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。

（三）檔案資料一般不予借出館、室外使用，如特殊情況非借出不可，需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借出的檔案不得超過三天，逾期需要重新辦理借閱手續(xù)。

（四）查閱人員必須填寫《檔案借閱登記表》，利用檔案后，均應(yīng)填寫和效果記錄。

（五）查閱檔案的人員，要愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)擅自摘錄、拍照、復(fù)制和互相轉(zhuǎn)閱，不準(zhǔn)圈劃、涂改、撕頁和拆卷，對損壞檔案者，要追究其責(zé)任。

（六）查檔者取證檔案須經(jīng)批準(zhǔn)后，方可復(fù)制（手抄、打字、復(fù)印、拍照等），經(jīng)核對無誤后，蓋章生效。

（七）查檔人員要嚴(yán)格遵守本館、室的規(guī)章制度，館、室內(nèi)禁止吸煙，在閱覽室閱卷時不準(zhǔn)喝水，以免損壞檔案，不準(zhǔn)大聲喧嘩，影響他人閱覽；要注意閱覽室內(nèi)衛(wèi)生，愛護(hù)公共財物。

（八）利用檔案者要按規(guī)定交納檔案保護(hù)費(fèi)、復(fù)制費(fèi)和取證費(fèi)。

（九）檔案工作人員要端正工作態(tài)度，積極為利用者服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行各項檔案利用制度，做好檔案的監(jiān)護(hù)工作，確保檔案的完整與安全。